Marco Wiegand, IT-Architekt und Kundenberater
Die Website ist die digitale Visitenkarte eines B2B-Unternehmens. Sie ist oft der erste Kontaktpunkt mit potenziellen Kund*innen und spielt daher eine wichtige Rolle im Marketingprozess. Basis aller Inhalte auf der Website ist meist ein Content-Management-System (CMS). Es gibt viele Gründe, warum sich aus Marketing-Sicht ein Systemwechsel ankündigen kann: neue notwendige Funktionalitäten, die zu komplexe Benutzeroberfläche, veraltete Technologie bis hin zu Sicherheitsaspekten.
In unseren Kundenprojekten taucht dann oft die Idee auf: „Schwenken wir doch auf ein anderes System. Das kann doch nicht so schwer sein!“. Einen kompletten Systemwechsel als “Schwenk” zu bezeichnen, wird der Komplexität dieses Vorhabens jedoch nicht gerecht. So sagte schon Charlie Chaplin: „Einfachheit ist keine einfache Sache“.
Systemwechsel – wenn Kopfschmerzen vorprogrammiert sind
Häufig unterschätzen Marketingabteilungen eine Systemmigration. Konkret sind folgende Aspekte dafür verantwortlich, dass Migrationen nicht wie geplant verlaufen und den beteiligten Personen Kopfschmerzen bereiten:
- unklare Ziele
- unrealistische Zeitvorgaben
- fehlende Abstimmung zwischen allen Stakeholdern
- unterschätzter Aufwand für die Systemumstellung
Checkliste: So gelingt der erfolgreiche Systemwechsel
Ein Systemwechsel ist ein komplexes Unterfangen, bei dem Inhalte, Prozesse, Technik und Menschen betroffen sind. Um den Wechsel erfolgreich zu gestalten, sind unserer Erfahrung nach die folgenden vier Punkte entscheidend: Planung, Kommunikation, Reviews und Durchführung.
Planung: „Ein Ziel ohne einen Plan ist nur ein Wunsch.“
Was jeder Wandernde intuitiv macht, ist sich eine Marschroute und die Zwischenstationen einzuplanen. Das sollte auch für einen Systemwechsel selbstverständlich sein. Eine technisch fachliche Planung ist der rote Faden, der dem Projekt von der Kommunikation bis zur Umsetzung Halt und Orientierung gibt. Für die Analyse des Ist- und Soll-Zustandes helfen die folgenden Fragen:
- Analysieren Sie den Ausgangspunkt:
- Wer sind die Stakeholder/Nutzergruppen?
- Wer betreibt und programmiert die derzeitige Anwendung und wie?
- Welche Daten habe ich in der bestehenden Umgebung? Und welche Daten werden noch benötigt?
- Wie oft werden Inhalte geändert?
- Wie arbeiten welche Nutzer*innen mit dem System und wann?
- Analysieren Sie das Zielszenario:
- Sind die Stakeholder hier die gleichen?
- Wie können Informationen abgelegt werden?
- Gibt es geänderte Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen?
- Wie kann die Anwendung betrieben werden und von wem?
- Was ändert sich an der Infrastruktur, den Entwicklungsprozessen und den Datenstrukturen?
- Ab wann kann/muss auf dem neuen System gearbeitet werden?
- Wie werden die Nutzer*innen auf dem neuen System arbeiten?
- Planen Sie das Projektvorgehen:
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie sieht die Timeline aus?
- Gibt es zu beachtende Umsysteme/Projekte und deren Zeitplanungen?
- Muss ein Parallelbetrieb von Ausgangs- und Zielsystem eingeplant werden?
- Müssen Redaktions- und Entwicklungsstopps eingeplant werden?
Mit einer klaren Marschroute ist es einfacher, zügig den richtigen Weg zu finden. Sie erhöht das Verständnis für viele Dinge, die zu tun sind und damit auch die Akzeptanz für das Vorgehen selbst.
Kommunikation: „Communication is key.„
Es mag einfach erscheinen, aber einer der Schlüssel zu einem erfolgreichen Wechsel ist eine klare Kommunikation:
- Holen Sie sich die Akzeptanz des Managements und klären Sie die Erwartungshaltungen.
- Kommunizieren Sie den Aufwand für den Systemwechsel.
- Teilen Sie Zeit- und Ablaufpläne.
- Kommunizieren Sie Phasen für Redaktions- und Entwicklungsstopps.
- Beziehen Sie alle betroffenen Stakeholder ein.
- Begleiten Sie den Prozess auf allen Ebenen mit einem aktiven Changemanagement.
- Prüfen Sie, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Schulungen erhöhen z.B. von Anfang an die Akzeptanz des neuen Systems.
Auf diese Weise kann das Risiko unvorhergesehener Aspekte verringert und damit die Chance auf einen reibungslosen Systemwechsel erhöht werden.
Reviews: „Das Leben ist zu kostbar, um es dem Zufall zu überlassen.“
Lassen Sie den Dingen nicht einfach ihren Lauf. Beachten Sie folgende Punkte:
- Setzen Sie auf ein sauberes Risikomanagement. Welche Dinge könnten eintreten? Welche Auswirkungen sind zu befürchten? Wie wird darauf reagiert? Dies sind alles Punkte, die einfacher aktiv als reaktiv zu beantworten sind.
- Hinterfragen Sie die Planungen. Haben sich neue Umstände ergeben, die möglicherweise eine Anpassung der Strategie erfordern? Sind alle Informationen, auf denen die Planungen basieren, immer noch aktuell oder haben sich wichtige Parameter geändert? Es gilt ebenso zu prüfen, ob alle Pläne noch realistisch sind und im vorgegebenen Zeitrahmen umgesetzt werden können.
- Verproben Sie das Vorgehen für den Systemwechsel mehrfach mit geeigneten Inhalten mittels Testumzügen. Im Idealfall testen Sie mit Datenmengen, welche den Produktivinhalten entsprechen.
Durchführung: „Es gibt nichts Gutes, außer: Man tut es.“
Wenn alle planerischen Dinge beachtet, alles kommuniziert und alles immer wieder überprüft wurde, kann der eigentliche Umzug auch ein Vergnügen sein. Es gilt „nur“ noch:
- das feingranulare Migrationsdrehbuch abzuarbeiten,
- die einzelnen Migrationsschritte zu begleiten und
- zuletzt die Qualität zu prüfen.
Best Practice: Erfolgreich umgesetzt im Telekom Projekt
Ein Beispiel für einen erfolgreich abgeschlossenen Systemwechsel ist die Telekom Content World, die Telekom-interne Content-Plattform für Marketingexpert*innen und Kommunikationsschaffende zur rechtssicheren Ablage und Verwendung von Bild Assets.
Ziel des Projekts war die Aktualisierung der Softwareversion des zugrundeliegenden Content-Management-Systems und der Umzug des Systems in die AWS-Cloud. Zusätzlich mussten die Daten des Altsystems ins neue System migriert werden. Nach einem erfolgreichen Abschluss des Projekts können wir folgende Empfehlungen teilen:
- Ein Schritt nach dem anderen: Der erste Schritt in der Entwicklung ist die Umstellung der Entwicklungsprozesse. Es empfiehlt sich, parallel zum bestehenden System die neuen Entwicklungsumgebungen aufzubauen und die entsprechenden Entwicklungsprozesse zu etablieren.
- Schwenk auf neue Zielumgebung: Nach erfolgreichem Aufbau wird die Entwicklung vollständig auf die neue CI/CD Umgebung umgestellt.
- Testen, Testen, Testen: Automatisierte Tests helfen, um jede Änderung zu überprüfen.
- Content-Migration nicht unterschätzen: Eine automatische Migration des Contents wird in mehreren Testläufen erprobt und bildet den ersten Schritt. Der nächste Schritt ist die Prüfung, welche Qualitätssicherung und welcher Feinschliff durch das Redaktionsteam vorzunehmen sein wird. Nur so kann ausreichend Zeit für den echten Umzug eingeplant werden.
- Präzise Planung des Systemumzugs: Erstellen Sie einen genauen Zeitplan für die Auslieferung der Zielumgebung mit aktueller Software, einem Redaktionsstopp, einem Migrationslauf für die Inhalte, einem Qualitätscheck, dem Wechsel der Zieladressen auf die neue Umgebung und der Wiederaufnahme der Redaktionsarbeit auf der neuen Umgebung.
- Begleitende Kommunikation: Informieren Sie alle Beteiligten vor, während und nach dem Systemwechsel mit geeigneten Kommunikationsmaßnahmen.
Fazit: Wie man komplexe CMS-Wechsel erfolgreich abschließt
Die Quintessenz und letztlich gute Nachricht ist, dass trotz aller Komplexität und Risiken eine durchaus realistische Chance besteht, eine Systemumstellung als IT-Großprojekt erfolgreich abzuschließen.
Durch eine gute und vorausschauende Planung, die Einbeziehung aller Beteiligten, ein konsequentes Risikomanagement und nicht zuletzt durch Erfahrung und ständiges Üben im Projektverlauf, kann eine Systemumstellung erfolgreich durchgeführt werden. Im Idealfall findet man ein erfahrenes „Umzugsunternehmen“, welches das umfassende Know-how mitbringt und den Systemwechsel reibungslos gestaltet.
Digitaler Schub für Unternehmen
Studie zum Digitalisierungsgrad im B2B-Marketing
Marco Wiegand, IT-Architekt und Kundenberater | Telekom MMS
Marco Wiegand ist Principal IT-Architekt bei der Telekom MMS. Der Fokus seiner Beschäftigung liegt auf der Architektur und der Integration von Content Management Systemen für und bei Kunden. Diese berät er zu Machbarkeiten, zum Vorgehen, entwirft Architekturen und bringt diese gemeinsam mit Entwicklungsteams zur Umsetzung. Sein Anspruch ist es, auf neuen Wegen immer auch den Blick über den Tellerrand zu wagen.
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