TELEKOM CONTENT WORLD – Wenn die Bildersuche an genau EINER Stelle beginnt

Wir haben Kommunikations- und Marketingteams der Deutschen Telekom gefragt: Welche Probleme sollten wir zuerst lösen, wenn es um die Erstellung, Veröffentlichung, Verwaltung und Bewertung von Inhalten geht? Als Rückmeldung kam die eindeutige Forderung für die Speicherung und Vewaltung von Mediendateien – ein Digital Asset Management System.

Deutsche Telekom Corporate Communications

Als langjährig erprobter Partner sind wir in verschiedenen Projekten der Deutschen Telekom AG im Bereich der Unternehmenskommunikation eingebunden. So sind wir unter anderem auch für den Aufbau des zentralen Content Management Systems verantwortlich. Aufgrund der wachsenden Anforderungen der Kommunikationsverantwortlichen im Konzern wurde die Entwicklung einer zentralen  Plattform zur Verwaltung digitaler Assets in Auftrag gegeben. Die Telekom Content World wurde als erste gemeinsam nutzbare Content-Plattform für Marketingexpert*innen und Kommunikationsschaffende zur rechtssicheren Ablage und Verwendung von Bild Assets ins Leben gerufen.

Die Herausforderung bei dem Projekt bestand besonders darin, eine Plattform zu etablieren, welche die bereits vorhandenen Content-Datenbanken (zum einen das Medienarchiv der Unternehmenskommunikation und zum anderen die Marke Picture World) konsolidiert, auf welche die unterschiedlichen Marketing- und Kommunikationsteams im Konzern zurückgreifen können. Auch die Gestaltung einer einfachen und intuitiven Bildersuche war Teil davon. Eine weitere zentrale Anforderung war der Zugriff für externe Dienstleister, Agenturen und Content Creator für Up- und Downloads, die für die weitere Umsetzung berücksichtigt werden mussten. Die Realisierung eines barrierearmen Frontend für die Endnutzer, als auch die Freigabe der Redaktionsoberfläche nach Ergonomie- und Barrierefreiheits Vorgaben des Konzerns für Redakteure stand im Fokus. Gleichwohl wurden die Anforderungen hinsichtlich der Sicherheitsstandards umgesetzt.

Während des gesamten Projekts begleitete uns zudem die Schwierigkeit alle Beteiligten sowie deren Meinungen unter einen Hut zu bekommen. Auch die von den Tätigkeiten abhängenden Erreichbarkeiten der Fachseiten musste berücksichtigt werden. So gibt es die unterschiedlichsten Arbeitsweisen in den jeweiligen Gesellschaften, die auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden mussten, damit die neue Plattform das Ziel der effektiveren und besseren Zusammenarbeit erreichen konnte.

Für die neuen Funktionalitäten und die damit einhergehenden Herausforderungen mussten dementsprechend die passenden Lösungen gefunden und in einem zentralen System integriert werden.

Die neue Bildplattform – ein Digital Asset Management System

Im Auftrag der Deutschen Telekom Corporate Communications erarbeitete die Telekom MMS eine auf Coremedia basierende, konzernweite Plattform, auf welcher mit dem Go Live Content in Form von Bildern und in weiteren Ausbaustufen weitere Content Arten, wie z.B. Videos und andere Dateiformate  abgespeichert und somit zentral zur Verfügung gestellt werden können. Ziel der neuen Plattform ist es, die Marketing- und Kommunikations-Teams im Konzern besser miteinander zu verbinden und dadurch eine optimale Kollaboration und weniger Redundanz in der Content Produktion und Distribution zu erlangen. Auch ein konsistentes Markenauftreten kann somit leichter gewährleistet werden.

Die entwickelte Plattform ist ein Digital Asset Management System (DAM), in welchem dank einer intelligenten Verschlagwortung intuitiv und einfach Medien gesucht, gefunden und abgespeichert werden können. Die neue Telekom Content World Plattform ist die EINE Quelle für Bild Assets, die aus verschiedenen Content-Plattformen im Konzern konsolidiert wurde. Es lassen sich sogenannte Geschlossene Benutzer Gruppen einrichten, zu denen nur bestimmte Nutzer*innen Zugang erhalten. Im Großen und Ganzen stellt  die Telekom Content World jedoch die konzernübergreifende zentrale Anlaufstelle für alle Medien dar. Es handelt sich praktisch um das Sammelbecken aller relevanten Content-Kreationen der Marketingexpert*innen und Kommunikationsschaffenden. Ein weiterer Vorteil ist die rechtliche Absicherung, die mit dem Download eines jeden Bildes garantiert wird, da mit der Bereitstellung eins Asset in der Telekom Content World folgendes Prinzip Anwendung findet: Die Redakteur*innen kümmern sich um alle Rechte und die Nutzer*innen finden direkt am Asset die Information darüber, wie, wo und in welchem Zeitraum das Bild verwendet werden darf. So kann vermieden werden, dass z.B. Bilder, die nur zur Kommunikation in einem ganz bestimmten Bereich oder Unternehmen zur Verfügung stehen, an einer anderen Stelle ohne Genehmigung im Konzern verwendet werden. Eine hohe Transparenz wird somit ermöglicht.

Mit der Telekom Content World wird zudem die Arbeit in den verschiedenen Kanälen/ Medien stark vereinfacht. So können direkt die passenden Bildformate (Abformate) und -größen für die verschiedenen Kanäle heruntergeladen werden. Die Notwendigkeit, Bilder selbst mit einem Bildbearbeitungsprogramm zuzuschneiden entfällt und ermöglicht dadurch eine hohe Zeitersparnis und Reduzierung des Arbeitsaufwands. Weiterhin nutzt die Plattform einen Service zur intelligenten Verschlagwortung der durch die Redakteure bereitgestellten Bild Assets. Dieser reichert die Bilder mit Schlagworten an, sodass durch die Vielzahl der Schlagworte eine effektivere Bildersuche möglich ist.

Umsetzung und Weiterentwicklung mit CoreMedia

Das Projekt für die Umsetzung der Telekom Content World wurde im April 2019 gestartet, welches mit dem Go Live der Plattform im Februar 2020 einen ersten Höhepunkt erreichte. Seitdem wird diese stetig weiterentwickelt, wobei das System kontinuierlich optimiert und an neue Anforderungen angepasst wird. 

Während der Realisierung des Projekts gab es ein umfassendes und Handlungsfeld übergreifendes Stakeholder-Management. Um den eigentlichen Nutzer*innen der Plattform, den Marketingexpert*innen und Kommunikationsschaffenden im Konzern, eine möglichst nützliche Lösung für die Produktion, Veredlung und Publikation digitaler Assets bieten zu können, wurden diese von Anbeginn in die Planung und Umsetzung einbezogen. So führten wir für die Aufnahme der Anforderungen an das System konzernweit Interviews mit Mitarbeitern aus den jeweiligen Abteilungen durch. Ziel der Interviews war sowohl die Ermittlung der größten „Pain Points“ in der bisherigen Arbeit als auch die Aufnahme von Wünschen, wie sich die neue Umgebung anfühlen soll. Die Interviews setzten somit wichtige Eckpunkte für die Entwicklung und gaben Anregungen für die eine oder andere Idee, welche die Umsetzung der Telekom Content World inspirierte. Die Interviews gaben uns zusätzlich einen ganzheitlichen Überblick, wohin die neue Plattform entwickelt werden musste, um Voraussetzungen für eine bessere, konzernübergreifende Zusammenarbeit zu schaffen. Mithilfe der Ergebnisse entwickelten wir anschließend das Konzept für die Telekom Content World. Bei der folgenden Planung und Umsetzung des Projekts bezogen wir immer wieder die bereits befragten Parteien mit ein, sodass die Plattform optimal auf die Anforderungen und Bedürfnisse der User*innen zugeschnitten werden und von vornherein ein hohes Commitment erzeugt werden konnte.

Im ersten Projektjahr fand ein Ausbau der Plattform statt. Hier wurden insbesondere neue Dokumenttypen zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise können die Nutzer*innen mit einer noch größeren Auswahl von Inhaltstypen arbeiten. So können Inhalte jetzt in Varianten abgelegt, ähnliche Inhalte als related Assets verknüpft werden, die Nutzer*innen der Plattform im entsprechenden Zusammenhang angezeigt bekommen. Weitere Dokumenttypen wie Video, Audio und Text sind bereits in Planung.

Bis heute haben wir verschiedene fachliche, technische und inhaltliche Umsetzungen realisiert und damit die ersten Erfolge gefeiert:  

• Migration und Ablösung der ursprünglichen Plattformen – das Medienarchiv der Unternehmenskommunikation, die Picture World, als auch einige andere kleinere Systeme – mit insgesamt ca. 40.000 Assets
• 30.816 Accounts wurden aus den Altsystemen automatisch migriert.
• 8.282 neue Nutzer*innen haben sich seit dem Go Live auf der Plattform registriert.
• Das Ökosystem der Telekom Content World erstreckt sich weit über den eigenen Tellerrand. Die Plattform stellt anderen Systemen Schnittstellen für die nahtlose Integration zur Verfügung und gewährleistet so eine optimale Nutzung der Inhalte auch aus anderen Umgebungen heraus. Ein Nutzer einer angeschlossenen Applikation kann auf diese Art den umfangreichen Bildbestand der Telekom Content World nutzen, ohne seine gewohnte Umgebung verlassen zu müssen. So kann beispielsweise ein Redakteur des Content Management Systems der Telekom AG in der eigenen Redaktionsoberfläche nach Bildern in der Telekom Content World suchen, ebenso wie die Redaktion der T-Systems. Aber nicht nur klassische Redaktionssysteme sind angeschlossen. Marmind – ein in der Telekom Deutschland eingesetztes Werkzeug zur Marketing- und Kampagnenplanung – greift ebenfalls auf Inhalte der Telekom Content World zurück, um die einmal produzierten Inhalte in Marketingkampagnen zu verwenden.
• Die Inhalte der Telekom Content World können rechtssicher genutzt werden. Die Übergabe- und Benachrichtigungsfunktionen der Plattform sorgen dafür, dass Urheber-, Einsatz- und Lizenzrechtliche Informationen an die Nutzer*innen und angeschlossene Systeme direkt übergeben werden. Bei Ablauf einer Bildlizenz z.B. werden zusätzlich alle Nutzer*innen und Systeme mit entsprechenden Fristen aktiv erinnert, dass das entsprechende Bild ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr genutzt werden darf.
• Die Integration eines Single Sign On Systems sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter*innen des Konzerns sowie externe Agenturen ohne großen Aufwand an der Telekom Content World anmelden können, die Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt dafür, dass dies in einem sicheren Rahmen geschieht.

Bei der Realisierung des Projektes fiel die Entscheidung nach einem längeren Auswahlprozess, bei dem verschiedene etablierte Asset Management Systeme evaluiert wurden, auf Coremedia als Basis für den Aufbau der Plattform. Dies begründete sich auf folgenden Voraussetzungen:

• Die Software ist bereits aus vielen Projekten bestens bekannt und Coremedia stellt für Partnerunternehmen ein Funktionsmodul zur Verwaltung von digitalen Assets zur Verfügung, welches durch die Telekom MMS frei an die Anforderungen des Kunden angepasst werden konnte.
• Coremedia bietet uns die Möglichkeit, das System in einer auf den Kunden zugeschnittenen Arbeitsweise genau an seine speziellen Anforderungen und Prozesse anzupassen, was bei einem Anbieter einer SAAS Lösung nicht möglich gewesen wäre.
• Unsere Architekt*innen und Entwickler*innen arbeiten seit vielen Jahren aktiv mit Coremedia. Es benötigte dementsprechend keine aufwändige Einarbeitung, um das System zu verstehen.
• Da Coremedia bereits in anderen Konzernprojekten verwendet wird, können die Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit und bereits erfolgter Freigaben durch den Konzerndatenschutz und -Betriebsrat einfacher gewährleistet und Sicherheitsfragen schneller adressiert werden.
• Coremedia lässt sich nahtlos in andere Systeme integrieren, da sich mit der Flexibilität des Systems eigene, passende Schnittstellen frei entwerfen und umsetzen lassen.

Die externe Relevanz der Telekom Content World

Die Telekom Content World hat nicht nur für die Mitarbeiter*innen der Deutschen Telekom eine hohe Relevanz. Aufgrund verschiedener Kooperationen besitzt die Plattform auch für die Marketingexpert*innen und Kommunikationsschaffenden externer Agenturen eine große Bedeutung.

Diese nutzen ebenfalls die Plattform, um für Kampagnen und Kommunikationsmaßnahmen, die sie im Auftrag des Konzerns erstellen, rechtssicher und einfach auf digitale Inhalte mit der Bildsprache der Deutschen Telekom zuzugreifen.

Darüber hinaus präsentiert Coremedia selbst einige unserer während des Projekts geschaffenen Funktionen für die Verwaltung digitaler Assets, Erweiterungen des Coremedia Studios und Konnektoren zur Magenta Cloud als Referenzlösung auf der eigenen Website.

Ausblick

Das Projekt läuft bis zum heutigen Tag weiter. So werden aktuell neben anderen Funktionen neue Zusammenarbeitsmodelle und Usability-Verbesserungen eingeführt. Als zusätzliche Asset Typen sind zudem Videos und Textbausteine angedacht. Für die noch breitere Unterstützung von Produktionsprozessen digitaler Inhalte im Konzern ist die Anbindung weiterer Systeme über Schnittstellen an die Plattform geplant. Der nächste große Schritt der Telekom Content World ist, parallel zum Upgrade auf die aktuelle Softwareversion Coremedia 10, der Umzug in eine Cloudumgebung, der die Zukunftssicherheit der Plattform sicherstellen wird.

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