„Sich zukunftsfähig aufstellen“ – das ist sicherlich die Vision eines jeden Unternehmens. So war es auch das Ziel der SachsenEnergie. Weil der IT-Bereich ein entscheidender Treiber jeder modernen Organisation ist, hat die SachsenEnergie IT dafür ein umfangreiches, internes Change-Projekt aufgesetzt. Aber wie können solche tiefgreifenden Änderungen in Unternehmen gut umgesetzt werden? Wie läuft so ein Change-Management-Prozess ab? Und wenn sich so vieles gleichzeitig ändert, wie können die Mitarbeitenden und Führungskräfte am besten involviert werden? Die Antworten darauf geben uns Maria Grüner (SachsenEnergie) und Vanessa Däbritz (Telekom MMS), indem sie über das gemeinsame Change-Management-Projekt der IT erzählen.
Im Gespräch mit Maria Grüner, SachsenEnergie und Vanessa Däbritz, Telekom MMS
Maria Grüner, Culture & Change Consultant in der IT bei SachsenEnergie, und Vanessa Däbritz, Change & Enabling Consultant von der Telekom MMS, geben in dieser Podcast-Folge von Ausgesprochen digital einen Einblick in das gemeinsame Projekt. Dabei übernahm Maria die Rolle der internen und Vanessa der externen Wegweiserin für den Change-Prozess. Im Gespräch mit den beiden geht es um die strategischen Schwerpunkte im Change Management, darum wie die Mitarbeitenden einbezogen wurden und welche Maßnahmen sie konkret umgesetzt haben.
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IT im Wandel
Die SachsenEnergie , der größte Kommunalversorger Ostdeutschlands, entstand zum Jahresbeginn 2021 mit der Fusion aus DREWAG (Stadtwerke Dresden GmbH) und ENSO (Energie Sachsen Ost AG). Für die damals 3.300 Beschäftigten war das ein bedeutender Schritt, der sowohl umfassende organisatorische als auch tiefgreifende kulturelle Veränderungen in allen Bereichen der Unternehmensgruppe nach sich zog.
In diesem Change Projekt ging es ausschließlich um den IT-Bereich mit seinen 240 Mitarbeitenden in einem breiten Spektrum von agiler Anwendungsentwicklung bis zum Systembetrieb in der kritischen Infrastruktur. Nicht nur das hochdynamische Marktumfeld der Energiebranche, sondern auch die Modernisierung der Infrastruktur, die Weiterentwicklung der eigenen IT-Architektur und Software sowie sich stetig ändernde gesetzliche Anforderungen führen insgesamt zu einem hohen Change-Bedarf innerhalb der IT.
Die Bewältigung dieser Aufgaben hat wiederum auch unmittelbaren Einfluss auf die Zusammenarbeit zwischen den fünf Abteilungen. Nach der Priorisierung dieser vielfältigen Herausforderungen durch den CIO startete das Projekt, für das sich die Beteiligten 15 Monate Zeit genommen haben.
Crossfunktionale Teams bewältigen Komplexität
Das Besondere an dem Projekt war die crossfunktionale Aufstellung des Projektteams von Beginn an. Das Team bestand aus bis zu 14 Mitgliedern mit einem kleinen Kernteam und fünf Mitarbeitenden aus den jeweiligen Abteilungen. Diese Fachexpert*innen waren gleichzeitig direkte Ansprechpersonen für ihre jeweiligen Abteilungen und eine wertvolle Rückkopplung ins Projektteam für Feedback und aktuelle Stimmungen.
Diese Projektorganisation realisierte Maria Grüner als Spezialistin für Change und Kulturbegleitung, Multiplikatorin für moderne Arbeitsweisen, Impulsgeberin und interne Ansprechpartnerin für ihre Kolleginnen und Kollegen. Sie hatte als Projekt-Teamlead die Aufgabe „aus der IT – für die IT“ den Wandel zu begleiten.
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Veränderungsprozesse wirksam begleiten
Das Change-Team der SachsenEnergie IT wurde dabei von der Telekom MMS strategisch beraten und in allen Phasen des Prozesses professionell begleitet. Dabei half ein Methoden-Mix, wie beispielsweise mit der Why-How-What-Methode oder dem ADKAR-Vorgehensmodell, das für alle drei Schwerpunkte des Change-Projektes zum Einsatz kam:
- IT-Transformation 2.0 und organisatorische Veränderungen
- Technologiewandel in der Abteilung für energiewirtschaftliche Anwendungen
- Konzeption & Einführung eines Microsoft-Teams-Raumes für die IT
“Für unser IT-Team hieß das ganz konkret, dass ungefähr 180 Kolleginnen und Kollegen begleitet wurden bei ihren veränderten Aufgaben, in neuen Teamkonstellationen und mit neuen Führungskräften. Zudem wurden Prozesse angepasst bzw. Schnittstellen sind entstanden, die ausdefiniert und mit Leben gefüllt wurden.”
Maria Grüner, Culture & Change Consultant, SachsenEnergie
Der erste Schwerpunkt hatte für das IT-Team veränderte Aufgaben, geänderte Teamkonstellationen, neue Führungskräfte und angepasste Prozesse bzw. Schnittstellen zur Folge. Das Change-Management-Team hat diese Veränderungen begleitet. Dabei war es nicht die Aufgabe, die Entscheidungen selbst herbeizuführen, sondern vielmehr die Veränderungen aktiv zu begleiten, die sich aus der IT-Transformation und der neuen Organisationsstruktur ergeben haben.
Bei dem zweiten Schwerpunkt ging es um den Technologiewandel in der Abteilung für energiewirtschaftliche Anwendungen. Aufgrund der Ablösung von SAP IS-U (SAP for Utilities) 2027 werden sich die Mitarbeitenden von einer langjährig etablierten Softwarelösung verabschieden. Einigen fällt dies leichter als anderen. Die Aufgabe des Projektteams bestand darin, die direkten Auswirkungen des neuen Technologie-Stacks zu begleiten und das Führungsteam in ihrer Rolle als Multiplikatoren zu stärken. Zusätzlich konnte durch einen Review das bestehende Informationsformat der Abteilung neu ausgerichtet werden.
Der dritte Schwerpunkt umfasste den neu eingeführten Microsoft365-Teams-Raum, dieser löste die IT-Community im Intranet ab. So entstand ein zentraler Austauschort für alle IT-Mitarbeitenden. Darunter fallen fachliche Inhalte wie Informationen zur IT-Strategie, Anpassungen von Prozessen, Änderungen von Verantwortlichkeiten sowie Informationen zum Erfolg von IT-Projekten. Ziel war auch, eine Plattform für gemeinsames Lernen und Vernetzung zu etablieren, auf der sich beispielweise neue Kolleg*innen vorstellen, Impulse von Fachmessen geteilt oder gemeinsame Sport- und Freizeitaktivitäten geplant werden.
Die Etappenziele waren klar: Es galt die Kolleg*innen mit passenden Angeboten zu begleiten, Führungskräfte zu stärken, Kommunikation zu fördern und die neue Organisationsstruktur mit Leben zu füllen.
„Es war teilweise schwer, die benötigten Ressourcen parallel zum Alltagsgeschäft der Mitarbeitenden von SachsenEnergie freizuschaufeln. Wir brauchten die fachlichen Expert*innen als Ohr für die Abteilungen, um an die jeweiligen Schmerzpunkte der Mitarbeitenden anzusetzen. Zusätzlich ist es schwer gefallen die Meinungen oder Eindrücke von Mitarbeitenden zu hören, wenn wir nicht direkt mit ihnen in Kontakt waren.“
Vanessa Däbritz, Change & Enabling Consultant, Telekom MMS
Mit welchen einzelnen Maßnahmen diese Herausforderungen bewältigt wurden, das gibt es in dieser Podcast Folge zu hören.
Moderiert wird diese Folge von Steffen Wenzel, Mitgründer und Geschäftsführer von politik-digital.
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