Der diesjährige SER Summit am 11. und 12. Juni in Berlin bot eine Bühne für bahnbrechende Innovationen und spannende Diskussionen rund um die Themen künstliche Intelligenz, Digitalisierung mit DOXIS, DOXIS & SAP Integration sowie ECM und Intelligent Content Automation. Die Telekom MMS war #dabei und hinterließ einen bleibenden Eindruck. Mit der Session von Mandy Bergholz (Human Resources) und Benjamin Sauer (Demandmanagement), wurde gezeigt, wie das Projekt zur ePersonalakte den Workplace 4.0 in der Telekom MMS Realität werden ließ. Im folgenden Artikel haben wir Mandy und Benjamin zu ihren Erfahrungen auf dem SER Summit und zum Verlauf ihres Projektes zur ePersonalakte interviewt.
Hallo Mandy, Hallo Benjamin,
Erzählt doch mal kurz, was ist eure Position in der MMS und wie seid ihr zum Projekt der ePersonalakte gekommen?
Benjamin: „Ich arbeite als System Engineer im Demandmanagement und bin seit 2019 für unser Archiv- und Contentmanagement System DOXIS zuständig. Das Projekt der ePersonalakte begleite ich von Beginn an und unterstütze unseren Enablement Hub hinsichtlich der Integration im DOXIS Content Archive sowie der Langzeitarchivierung. Bereits 2012 habe ich, in meiner Rolle als Finanzbuchhalter, den elektronischen Eingangsrechnungsprozess mit der SER Group umgesetzt und war deshalb bei unserem Partner kein unbekanntes Gesicht.“
Mandy: „Als Teil des People Managements und Key-Userin der Personalakte war ich bereits an der Einführung der ePersonalakte beteiligt und konnte diese im weiteren Verlauf aktiv als Anfordererin mitgestalten.“
Wie kam es zu eurer Session auf dem SER Summit?
Benjamin: „Ich war bereits in der Vergangenheit einmal beim SER Summit, daher kannte ich die Konferenz schon. Während unseres gemeinsamen Projekts kam dann die Anfrage durch unsere Projektleiterin seitens der SER Group, ob wir Lust hätten, einen Vortrag zu unserem Projekt, der ePersonalakte, auf dem diesjährigen Summit zu halten. Wir haben dies dann intern geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass wir den Vortrag halten können und wollen. Für alle Beteiligten ist das eine Win-Win-Situation – die Session beim SER Summit bedeutet: Sichtbarkeit der Telekom MMS am externen Markt und intern für unseren Projekterfolg und das Projektteam.“
Um was ging es konkret in eurer Session?
Benjamin: „Wie bereits erwähnt, hatten wir in unserer Session die Gelegenheit, uns als Unternehmen sowie unser Projekt zur ePersonalakte vorzustellen. Die Teilnehmenden erfuhren, wie die Tools der SER Group die Employee Journey der Telekom MMS unterstützen, wie wir innerhalb unseres Unternehmens mit New Work umgehen und welche Digitalisierungsfelder von uns vorangetrieben werden.“
Mandy: „Neben unseren Projektfortschritten hatten wir außerdem die Gelegenheit, über Herausforderungen und Learnings im Projekt zu sprechen. Dass unser Thema auf reges Interesse traf, zeigte sich in der anschließenden Diskussionsrunde, bei der viele interessante Fragen auf uns warteten.“
Wie war die Ausgangssituation im HR vor Einführung der ePersonalakte?
Mandy: „Bis Mitte 2019 lagen unsere Personalakten in Papierform vor, und die Bearbeitung erfolgte entsprechend ebenfalls in schriftlicher Form. Nicht nur die Suche nach Dokumenten konnte nervenaufreibend sein, sondern auch die Auffindbarkeit einer falsch eingeordneten Akte. Mit der Einführung der ePersonalakte waren wir als HR-Bereich ein Stück weit im New Work angekommen. Als dann 2020 das Corona-Virus ausbrach, war die Umstellung auf remote Arbeit für uns mit keinen großen Herausforderungen verbunden.”
Was kann das Tool? Wie unterscheidet es sich von anderen Tools? Wie arbeitet ihr damit?
Mandy: „Die Basis bildet natürlich die Anlage von Personalakten und die entsprechende Ablage von Dokumenten der Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann das Tool noch viel mehr. So bilden wir darüber auch die Anhörung des Betriebsrates bei mitbestimmungsrelevanten Änderungen (inkl. Hinterlegung der Fristen) im DOXIS ab und können direkt im Programm Word oder Excel Dokumente bearbeiten. Ein weiteres Feature, das nicht nur für uns wichtig ist, ist die sogenannte Vorgangssuche. Mithilfe dieser Suche können wir unkompliziert überprüfen, welche Verträge bis zum nächsten Ersten des Monats noch nicht bei uns eingegangen sind und diese bei euch anfragen. Auf diese Weise ersparen wir unseren Kolleg*innen zum Beispiel bei Arbeitszeitänderungen Rückrechnungen in der Gehaltsabrechnung.“
Was sind die neuesten Features und Technologien, die ihr mit DOXIS verwendet?
Benjamin: „Das Archivsystem kann über eine benutzerfreundliche Oberfläche namens Swagger UI sowie einer einfachen Schnittstellenverbindungsmethode (REST) kontaktiert werden. Unser SafeLock-Speicher hält aufbewahrungspflichtige Dokumente redundant vor. In diesem Zusammenhang spielen Security und DSGVO sowie Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit eine besondere Rolle. Dies sorgt für mehr Sicherheit im Betrieb, zum Beispiel bei einem Netzausfall. Die SER Group unterstützt uns hier mit besonderem Know-how in digitalen Archivsystemen.“
Was waren die Herausforderungen des Projekts? Was habt ihr gelernt?
Benjamin: „Wir sind ein kleines Projektteam, daher sind Vertrauen und Verlässlichkeit zentrale Bestandteile unserer Zusammenarbeit. Es hat sich gezeigt, dass wir gemeinsam viel erreichen können, indem wir das Projekt mit kurzen Iterationen voranbringen. Dokumentation, Übergabe in den Betrieb Changemanagement spielen dabei eine große Rolle. Ich habe erneut bestätigt bekommen, wie wichtig es ist, dass Mandy und ihr Fachbereich sich im Projekt einbringen.“
Mandy: „Für mich waren die gemeinsamen Reviews inklusive Feedbackrunden am Ende eines Sprints absolut wertvoll. Ebenso essenziell ist es, von Anfang an ein gutes Anforderungsmanagement zu betreiben – wir haben alle das gleiche Ziel verfolgt.“
Wie habt ihr euch auf die Session vorbereitet? Hattet ihr Unterstützung?
Mandy & Benjamin: „Strukturiertes Vorgehen, regelmäßiger Austausch zwischen uns beiden und offenes Feedback hat uns immer näher an unser Endergebnis gebracht. Unterstützung hatten wir vor allem von unseren Kolleg*innen aus dem Marketing.“
Welche der anderen Vorträge ist euch besonders in Erinnerung geblieben und was habt ihr für Erkenntnisse mitnehmen können?
Mandy: „Der CEO der SER Group, Dr. John Bates, eröffnete das Event mit einem mitreißenden Vortrag mit dem Titel Intelligent Documents = Smarter Business. Wer möchte nicht 100-mal produktiver werden? Genau das versprach er mit Intelligent Content Management. Er ging auf vier Kräfte ein, die dies verhindern und wie man ihnen begegnen kann: Maelstrom (of Digital Content), The Inquisitor (of Complex Questions), Dark Data (Hidden Insights) und Paralysis (of New Content Automation Applications). Man spürte regelrecht die Energie im Raum.“
Benjamin: „Sascha Lobo hielt einen Vortrag und sprach natürlich über KI und die verschiedenen Ansätze, sich damit auseinanderzusetzen. Er stellte dar, wie es durch KI möglich wird, dass unbekannte kleinere Firmen große etablierte Unternehmen überholen können (Beispiel: OpenAI & Google). Zudem teilte er Ansätze, wie Firmen besser aus ihrem Scheitern lernen können. Dabei prägte er den Begriff des ‚Voranscheiterns‘, den ich sehr spannend finde.“
Vielen Dank, Mandy und Benjamin, dass ihr auf dem SER Summit die Telekom MMS so erfolgreich vertreten habt und uns einen spannenden Einblick in die Konferenz und den Projektablauf der ePersonalakte gegeben habt.
Wer jetzt richtig neugierig geworden ist und noch mehr Details zum Projekt und dessen Umsetzung erfahren will, kann einen Blick in den Stream der Session auf Vimeo oder die Präsentation werfen.
Kleiner Exkurs: SER Group
Bereits seit 12 Jahren stellt die SER Group (Enterprise) Content Management Lösungen für uns bereit. Innerhalb der MMS nutzen wir Inbound-Lösungen, aber auch Search & Retrieval sowie Storage und Archive. Connectivity ist ebenfalls ein wichtiges Thema.
Die SER Group wurde außerdem 2023 als Leader im IDC MarketScape for Intelligent Document Processing gekürt.
Hier geht’s zur Website der SER Group
Als HR Specialistin im Talent Attraction Team setze ich mich vor allem für die kreative interne und externe Kommunikation der Telekom MMS als Arbeitgeber ein. In meinen Beiträgen gebe ich einen Einblick in unsere einzigartige Unternehmenskultur und stelle starke Persönlichkeiten vor, die das morgen und übermorgen gestalten.
