Business GPT vs. Copilot: Wie KI-Tools den Arbeitsplatz der Zukunft gestalten

Es gibt eine große Menge an frei zugänglichen, generativen KI-Chatbots, die in der täglichen Arbeit unterstützen können. Doch wenn es um vertrauliche Unternehmensdaten geht, sollte man Vorsicht walten lassen. Unternehmen sollten ihren Beschäftigten besser proaktiv entsprechende Tools anbieten, um keine Risiken der Schatten-IT einzugehen. Immerhin 17 Prozent nutzen generative KI ohne Wissen des Arbeitgebers und 29 Prozent der Beschäftigten würden sich Regeln für den Einsatz wünschen (Bitkom, 2023). Neben dem Daten- und Informationsschutz beeinflussen auch andere Herausforderungen die Entscheidung für passende KI-Lösungen, um das Investitionsrisiko möglichst gering zu halten: so sollte es sich gut in bestehende Systeme integrieren lassen und nicht all zu viel internes IT-Know-how erfordern, außerdem möglichst standardisiert und aktuell sein sowie schnell den Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden – und das alles natürlich bei überschaubaren Kosten. 

„KI-as-a-Service“ ist ein Modell, was die Nutzung von Drittanbieter-Tools mit entsprechenden Anforderungen für Unternehmen zugänglich macht. Denn damit unternehmenskritische Informationen geschützt bleiben, sollten spezialisierte, sicherere KI-Umgebungen zum Einsatz kommen. Zwei Tools, die den Arbeitsplatz zukunftsfähig machen werden, sind Business GPT und Microsoft 365 Copilot. Dieser Beitrag vergleicht beide Tools anhand verschiedener Use Cases, um dabei zu unterstützen, die beste Lösung für Unternehmen zu finden. 

Business GPT & Microsoft Copilot: Worin unterscheiden sich die Tools? 

Beide Tools basieren auf dem GPT-Sprachmodell von OpenAI. OpenAI ist das KI- und Forschungsunternehmen, das ChatGPT im November 2022 veröffentlicht hat. Das GPT in ChatGPT steht für „Generative Pre-trained Transformer“, was bedeutet, dass es mit einer großen Menge menschlicher Sprache anhand von Daten aus dem Internet, einschließlich Büchern, Artikeln, Websites und sozialen Medien, trainiert wurde. Es ist als API verfügbar, die in verschiedene Anwendungen integriert werden kann. 

Sie möchten mehr über generative KI erfahren? Seit der Veröffentlichung von ChatGPT 2022 ist die Entwicklung generativer KI rasant vorangeschritten. KI-Berater Prof. Dr. Frank Schönefeld spricht in der Podcast-Folge „Generative KI erklärt“ über die Entwicklungen der Tech-Giganten und die weitreichenden Auswirkungen.

Was ist Business GPT?

Somit bietet Business GPT Möglichkeiten, um die Herausforderungen von Unternehmen in Bezug auf die Nutzung generativer KI zu meistern. Interne Quellen können an das KI-Modell angebunden werden, um so beispielsweise unternehmensspezifische Use Cases zu entwickeln bei dem keine sensiblen Unternehmensdaten in öffentlich zugängliche Datenpools gelangen. 

GPT und Datenschutz – diese Kombination ist nicht nur möglich, sondern auch effektiv, besonders im Kontext von Business GPT. Bei der Entwicklung von Business GPT wurde ein besonderes Augenmerk auf Sicherheitsaspekte gelegt, damit alle Unternehmensdaten geschützt bleiben. Die fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen, die in Business GPT integriert sind, ermöglichen es Unternehmen, die Vorteile von Generativer KI zu nutzen, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen. Dies schafft eine vertrauensvolle Grundlage für den Einsatz von KI-Technologien in sensiblen Bereichen. 

Wie genau Datenschutz bei generativer KI funktioniert, darum geht es im Podcast AI Explained.

Eigenschaften

• Schnell und einfach: Business GPT kann schnell implementiert und einfach in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden – ohne aufwändige Einarbeitungszeit.
• Kosteneffizient: Durch ein nutzerunabhängiges Prepaid-Kontingent erhalten Unternehmen volle Kostenkontrolle und profitieren von geringeren Kosten dank einer umgebungsbezogenen Lizenzierung.
• Sicher: Die Lösung nutzt eine unternehmenseigene GPT-Umgebung mit Datenhaltung in Europa, geprüfter IT-Sicherheit und Datenschutz. Zudem wird sie durch die Deutsche Telekom unterstützt.
• User Interface: Das User Interface von Business GPT ist besonders benutzerfreundlich. So wird der Zugang und die Nutzung der KI-Funktionalitäten vereinfacht, was für eine breite Akzeptanz bei den Nutzern sorgt.
• Anbindung über API: Eine API ermöglicht eine Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und Arbeitsumgebung, wodurch interne Systeme und Prozesse flexibel und nahtlos angebunden werden können.
• Gesicherte Datenqualität: Die in Business GPT genutzte KI baut auf einen sorgfältigen und explizit definierten Wissensbestand auf.
• Zahlreiche Use Cases: Mithilfe von Business GPT kann ein breites Spektrum an Anwendungsfällen abgedeckt werden.

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Use Cases

Business GPT erweist sich als ein vielseitig einsetzbares Tool, das nahezu in jedem Bereich eines Unternehmens wertvolle Dienste leisten kann. Von Kundenservice und internem Support über Marketing und Vertrieb bis hin zu Training und Entwicklung, Produktmanagement, HR und Rekrutierung sowie Datenanalyse und Berichterstattung, deckt Business GPT eine breite Palette an Anwendungsmöglichkeiten ab. 

Im Bereich Produktmanagement kann Business GPT Textdaten schnell zusammenfassen und konsolidieren, wodurch Informationen leichter zugänglich gemacht werden. Dies unterstützt effizient die Produktoptimierung und -weiterentwicklung. Für den internen Support erleichtert es die Suche nach spezifischen Informationen innerhalb großer Datenmengen, was die Informationsbeschaffung verbessert und deutlich Zeit spart.  

Die sichere Anbindung interner Quellen ermöglicht es, auch vertrauliche Informationen zu schützen und dennoch vollständig nutzbar zu machen, was insbesondere in den Bereichen interner Support sowie Training und Entwicklung von großem Vorteil ist. In der Datenanalyse und Berichterstattung können komplexe Daten mithilfe von Business GPT analysiert und aussagekräftige Berichte generiert werden, was die Entscheidungsfindung unterstützt. 

Als virtueller Assistent eingesetzt, kann Business GPT außerdem Anfragen rund um die Uhr beantworten, was besonders im Kundenservice, sowie in Marketing und Vertrieb von Nutzen ist. In der Software-Entwicklung unterstützt das Tool bei der Planung, Erstellung, Validierung und Strukturierung von Programm-Code sowie bei der Fehlersuche. Darüber hinaus kann Business GPT im HR-Bereich als Screening-Tool für Bewerbende genutzt werden, um den Rekrutierungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Bei unserem Kunden UKA haben wir die Lösung Business GPT spezifisch an die Anwendungsfälle des Unternehmens angepasst. Welche Anforderungen an die Lösung das Unternehmen mit sich brachte, erfahren Sie in unserer Erfolgsstory KI nach Maß: UKA Business GPT und im Podcast.

Was ist der Microsoft 365 Copilot? 

Der Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter digitaler Assistent, der darauf abzielt, Nutzenden personalisierte Unterstützung für eine Reihe von Aufgaben und Aktivitäten zu bieten. Copilot stellt nicht nur eine Verbindung zwischen ChatGPT und Microsoft 365 her, sondern kombiniert die Leistung großer Sprachmodelle (LLMs) mit persönlichen Daten in Microsoft Graph (einschließlich des Kalenders sowie E-Mails, Chats, Dokumente, Besprechungen und mehr) und den Microsoft 365-Apps. Es wird also zu einem elementaren Produktivitätswerkzeug, das sowohl die individuelle Arbeitsweise und übergreifende Zusammenarbeit verbessert. 

Diese Prinzipien sind in alle Abläufe integriert und werden durch starke interne Governancepraktiken unterstützt. Diese sorgen dafür, dass KI-Technologien im Einklang mit diesen Grundsätzen entwickelt und eingesetzt werden.  Auch bei Microsoft 365 Copilot spielen diese Prinzipien eine entscheidende Rolle. Doch nicht nur das Wissen darum, sondern auch die Verwendung des Tools, die verschiedenen Möglichkeiten und Use Cases, die es bietet, sollten vor der Nutzung kennengelernt werden. Nur so sind Mitarbeitende eines Unternehmens auf den Einsatz von Microsoft 365 Copilot ausreichend vorbereitet, um davon profitieren zu können.

Eigenschaften

• Schnell und einfach: Da Microsoft 365 Copilot direkt in Microsoft 365 integriert ist, erleichtert dies die Nutzung von KI-Funktionalitäten ohne aufwändige Einarbeitungszeit. Für eine einfache Integration in Geschäftsprozesse.
• Automatisiert: Copilot automatisiert Routineaufgaben, erstellt Analysen und generiert Inhalte, was die Effizienz steigert. So kann das Tool bei der Dokumentation und Datenverarbeitung unterstützen.
• Benutzerfreundlich: Durch das intuitive und integrierte Interface in den Microsoft 365-Apps wird die Einarbeitung erleichtert und eine schnelle sowie effektive Nutzung ermöglicht. Damit verbessert sich auch die Benutzererfahrung.
• Adaptiv: Copilot passt sich den Bedürfnissen sowie Vorlieben der Nutzenden an und verbessert zudem fortlaufend die Interaktionen. So ist es perfekt für eine personalisierte Nutzung geeignet.
• Sicher: Auch der Schutz von Unternehmensdaten ist gesichert, weil Datenschutzrichtlinien streng eingehalten werden. Die sichere Datenverarbeitung und -speicherung verstärken die Vertrauenswürdigkeit.

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Use Cases

Im Bereich der Büroarbeit und Dokumentation erleichtert der Microsoft 365 Copilot das Erstellen und Bearbeiten von Texten erheblich. Durch intelligente Vorschläge für Formulierungen, die auf kurzen Benutzereingaben oder Anweisungen basieren, wird die Textarbeit nicht nur schneller, sondern auch qualitativ hochwertiger. Dies spart Zeit und lässt die Mitarbeitenden sich auf inhaltlich anspruchsvollere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. 

Für das Datenmanagement ist der Copilot ebenfalls ein unverzichtbares Tool. Er kann einfache Anweisungen in detaillierte Datenanalysen und komplexe Diagramme umwandeln, was die Erstellung und Interpretation von Visualisierungen vereinfacht. Mitarbeitende werden so dabei unterstützt, datengetriebene Entscheidungen schneller und fundierter zu treffen. 

Im Projektmanagement unterstützt der Copilot die Erstellung professioneller Präsentationen aus einfachen Stichpunkten oder kurzen Textentwürfen. Dabei fügt er thematisch passende Bilder und ansprechende Layouts hinzu, die die Präsentationen visuell aufwerten und die Kommunikation von Projektzielen und -ergebnissen effektiver machen. 

Auch in der Kommunikation zeigt der Copilot seine Stärken. Er verbessert die Verwaltung des Posteingangs durch intelligente Vorschläge zum Priorisieren von E-Mails, Zusammenfassen von E-Mail-Konversationen und Entwerfen von Antworten. Diese Funktionen helfen, den täglichen E-Mail-Verkehr effizienter zu bewältigen und sicherzustellen, dass wichtige Kommunikation nicht übersehen wird. 

Im Bereich Bildung und Training fördert der Copilot die Organisation und Durchführung von Meetings. Er schlägt nicht nur Tagesordnungen vor und erstellt Zusammenfassungen der besprochenen Inhalte, sondern leitet auch konkrete Aufgaben aus den Besprechungen ab. So werden nicht nur die Nachbereitung und die Umsetzung von Beschlüssen erleichtert, auch der Lern- und Entwicklungsprozess innerhalb des Unternehmens wird gefördert. 

Use Cases für den Modern Workplace – so ergänzen sich Business GPT und Copilot

Use Case 1: Automatisierung von E-Mail-Antworten

Business GPT: In einem schnelllebigen Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende täglich mit Hunderten von E-Mails konfrontiert werden, bietet Business GPT eine Lösung zur Entlastung. Durch die Implementierung von Business GPT können Unternehmen intelligente Antwortvorlagen erstellen, die auf den Inhalt eingehender E-Mails reagieren. Dies ermöglicht es, personalisierte Antworten automatisch zu generieren, was Zeit spart und die Kundenzufriedenheit steigert. Beispielsweise kann ein Kundenservice-Team Business GPT nutzen, um häufig gestellte Fragen effizient zu beantworten, ohne dass jede E-Mail manuell bearbeitet werden muss. 

Microsoft 365 Copilot: Copilot geht einen Schritt weiter in der E-Mail-Automatisierung, indem es nicht nur auf eingehende E-Mails reagiert, sondern auch Kontext und Priorität berücksichtigt. Der Microsoft 365 Copilot ist direkt in Outlook integriert und kann beispielsweise dringende von weniger dringenden E-Mails unterscheiden und Vorschläge für die Priorisierung der Bearbeitung machen. Für Teams, die in einem dynamischen Arbeitsumfeld agieren, kann Copilot dabei helfen, den E-Mail-Verkehr effektiver zu managen, indem es sicherstellt, dass kritische Kommunikation schnell bearbeitet wird. 

Use Case 2: Erstellung von Berichten und Präsentation

Business GPT: Die Fähigkeit von Business GPT, komplexe Datenmengen zu analysieren und zusammenzufassen, macht es zu einem wertvollen Tool für die Erstellung von Berichten. Nutzer können Business GPT beispielsweise Rohdaten aus Verkaufszahlen oder Kundenfeedback übergeben, woraufhin das Tool diese Informationen in verständliche Berichte umwandelt. Dies spart nicht nur Zeit bei der Datenaufbereitung, sondern ermöglicht auch, dass Berichte konsistent und fehlerfrei sind. 

Microsoft 365 Copilot: Auf der anderen Seite unterstützt Copilot Anwender bei der Gestaltung visuell ansprechender Präsentationen. Durch das Verständnis der Kernbotschaften, die ein Benutzer vermitteln möchte, kann Copilot relevante Daten visualisieren und Vorschläge für das Design der Präsentationsfolien machen. Dies erleichtert es den Nutzenden, ihre Ideen überzeugend zu präsentieren und sicherzustellen, dass ihre Botschaft beim Publikum ankommt. Der Prompt ist direkt in PowerPoint und Excel integriert. 

Use Case 3: Personalisierte Kundeninteraktion

Business GPT: Mit Business GPT wird eine tiefere und personalisierte Interaktion mit Kunden möglich, die gerade im Bereich Verkauf und Kundenservice entscheidend ist. Das Tool kann beispielsweise Kundendaten und frühere Interaktionen analysieren, um personalisierte Empfehlungen und Angebote zu generieren. Basierend auf dem Kaufverhalten und den Präferenzen der Kunden können Verkaufsteams Business GPT nutzen, um maßgeschneiderte Vorschläge zu erstellen. Dies führt zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit und potenziell höheren Verkaufszahlen. 

Microsoft 365 Copilot: Ergänzend dazu unterstützt Copilot die Verkaufs- und Kundenserviceteams durch kontextbezogene Unterstützung während Live-Interaktionen oder beim Verfassen von Kommunikationen. Copilot kann beispielsweise während eines Kundengesprächs relevante Produktinformationen oder Kundendaten direkt in das CRM-System einspeisen. Dadurch können Mitarbeitende informierte Entscheidungen treffen und auf Kundenanfragen schneller und effizienter reagieren, was die Qualität des Kundenservices erheblich verbessert. 

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Business GPT und Copilot spezifische Herausforderungen im Modern Workplace adressieren, indem sie Prozesse vereinfachen, die Produktivität steigern und letztendlich zu besseren Ergebnissen führen. Im Unterschied zu Business GPT ist Microsoft 365 Copilot dokumentenbezogen und kann als Add-on zu Microsoft 365 hinzugefügt werden. Business GPT kann dagegen verschiedene Quellen anbinden.

Fazit: Worauf sollten Sie bei der Auswahl des passenden GenAI-Tools achten? 

Bei der Auswahl eines KI-Tools zur Verbesserung der Arbeitsprozesse gibt es mehrere relevante Vergleichsfaktoren zu berücksichtigen: Anpassbarkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Datenschutz, Sicherheit, Kosten, ROI und Kundensupport. Ein ideales Tool erfüllt alle diese Kriterien, um Arbeitsprozesse effizient zu verbessern. Es sollte zudem auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein und Schulungsmöglichkeiten bieten, um seine effektive Nutzung zu ermöglichen. 

Bei der Entscheidung zwischen Business GPT und Microsoft 365 Copilot sollten Unternehmen verschiedene Faktoren abwägen, um das für ihre Bedürfnisse passendste Tool auszuwählen. Business GPT bietet eine sichere, unternehmenseigene KI-Umgebung, die besonders für Unternehmen geeignet ist, die eine starke Anpassung und den Schutz sensibler Daten priorisieren. Microsoft 365 Copilot hingegen ist eng in das Ökosystem von Microsoft 365 integriert, wodurch es eine nahtlose Erfahrung für Nutzende bietet, die bereits mit Microsoft-Produkten vertraut sind und Wert auf eine umfassende Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit legen. Beide Tools bringen spezifische Vorteile mit sich, daher hängt die Wahl stark von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, wie Datenschutz, Integration und Nutzererfahrung ab. 

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Weiterführende Informationen:

>Podcast: Innovativ mit KI – Business Lösungen mit echtem Mehrwert schaffen

> KI Workshop: In drei Schritten zur soliden Anwendung und Implementierung