Tobias Ludewig und Susann Fritzsche, Employee Communication Consulting bei Telekom MMS
Kliniken sind auf zufriedene Mitarbeitende angewiesen, denn diese bedeuten gleichzeitig gesunde und gut versorgte Patient*innen. Besonders in der Gesundheits- und Krankenpflege herrscht jedoch akuter Fachkräftemangel, im Jahr 2022 fehlten in dem Bereich 16.974 Fachkräfte. Umso entscheidender ist es, für eine Organisationskultur zu sorgen, in der Gerechtigkeit und Vertrauen eine wichtige Rolle spielen. Auch Wohlbefinden, eine optimale Funktion und eine konstruktive Zusammenarbeit beeinflussen laut Health & Care Management die Zufriedenheit von Angestellten in Kliniken und verhindern eine Fluktuation.
Mit der Digitalisierungsstrategie des Bundesministeriums für Gesundheit soll das Gesundheits- und Pflegewesen zukunftssicher gemacht und die Folgen des Fachkräftemangels abgemildert werden. So führt z.B. digitale Unterstützung bei Routineaufgaben zur Entlastung des medizinisch-pflegerischen Personals.
Die wichtige Rolle von Arbeitskultur und Mitarbeitenden-Zufriedenheit
Wie zufrieden die eigenen Mitarbeitenden sind, lässt sich meist an der Fluktuation ablesen. Besonders mangelnde Anerkennung, fehlende Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten, aber auch schlechtes Onboarding stellen Gründe für eine Kündigung dar und veranlassen Mitarbeitende dazu, das Unternehmen zu verlassen. Um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu stärken und eine Fluktuation zu verhindern lohnt es sich, gezielt in Beschäftigtenbefragungen und -gesprächen nach Verbesserungsmöglichkeiten zu fragen, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, Respekt und Wertschätzung zu zeigen sowie im täglichen Miteinander die Unternehmenskultur zu leben. Apps für Mitarbeitende sind eine Möglichkeit, eine moderne Arbeitskultur zu schaffen und dabei die einzelnen Teams einer Klink zusammenzubringen, trotz möglicher physischer Distanz.
„Kultur entsteht durch Dialog, Austausch und Wertschätzung. Auf der anderen Seite steht Arbeit für Informationsflüsse und Wissen. Mit Mitarbeiter-Apps können es Unternehmen schaffen, diese Lücke zwischen Kultur und Arbeit zu schließen. Für die Mitarbeitenden die ideale Möglichkeit, Kultur zu erleben und Unterstützung in ihrer Arbeit zu erhalten.“
Galina Alte, Employee Communication Consultant | Telekom MMS
Kommunikative Herausforderungen für Non-Desk-Worker in Kliniken
Denn in Kliniken arbeitet eine Vielzahl von Mitarbeitenden, die nicht nur als Büroangestellte, sondern als Non-Desk-Worker tätig sind. Diese stehen vor verschiedenen Herausforderungen, die besonders die Kommunikation in ihrem Arbeitsalltag betreffen.
- Ärzt*innen & Pflegepersonal: Ärzt*innen und Pflegepersonal arbeiten eng mit Patient*innen zusammen und brauchen Informationen zu aktuellen Themen im Unternehmen, aber auch auf der Station oder Sektion. Außerdem müssen verschiedene Aspekte geklärt sein, um richtig arbeiten zu können. Dazu gehört die Frage nach relevanten Dokumenten, langfristigen Strategien und den Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
- Management: Im Management einer Klinik geht es auf kommunikativer Ebene vor allem darum, was die Mitarbeitenden bewegt, wie sie am besten erreicht werden können und auf welche Art die Informationen bei ihnen ankommen. Nur wenn die richtigen Mittel und Kanäle gefunden werden, kann auch Nahbarkeit und Vertrauen aufgebaut werden.
- Verwaltung & Betrieb: Beschäftigte in Verwaltung und Betrieb einer Klinikinteressieren besonders aktuelle Informationen, sie müssen wissen, wo diese zu finden sind und wo beispielsweise aktuelle Dokumente und Richtlinien abgelegt sind.Auch Entwicklungsmöglichkeiten und Informationen zum Unternehmen spielen eine wichtige Rolle.
- Sozialarbeiter*innen/Psycholog*innen: Psycholog*innen und Sozialarbeiter*innen in Kliniken arbeiten eng mit Patient*innen, aber auch mit Ärzt*innen und dem Pflegepersonal zusammen. Mit diesen wird regelmäßig kommuniziert und es werden Informationen ausgetauscht, um z. B. Behandlungspläne zu koordinieren.
Bei den einzelnen Mitarbeitergruppen herrscht also hoher Kommunikationsbedarf, während sie gleichzeitig mit dem Schichtdienst und sehr wenigen Office-Arbeitsplätzen umgehen müssen. Als Non-Desk-Workers haben sie keinen regelmäßigen Zugang zu E-Mails, auch das Intranet erreicht nicht jeden rechtzeitig. Trotzdem müssen alle Mitarbeitenden immer über aktuelle Änderungen und über die Themen informiert werden, die sie in ihrem Berufsalltag beschäftigen, um eine reibungslose Zusammenarbeit sowie eine optimale Patientenversorgung zu gewährleisten. Alle Herausforderungen der einzelnen Mitarbeitergruppen unter einen Hut zu bringen – das ist die Aufgabe einer Mitarbeiter-App.
Transparenz und aktive Teilhabe: Gründe für eine Mitarbeiter-App
Es gibt verschiedene Gründe, eine Mitarbeiter-App in den Klinikalltag einzuführen, denn sie ermöglicht einen transparenten Austausch sowie soziale Interaktion, selbst wenn die einzelnen Mitarbeitergruppen nicht am gleichen Ort tätig sind. Dadurch, dass alle Mitarbeitenden via App erreicht werden können, werden Informationsflüsse – egal ob vom Management oder dem Pflegepersonal ausgehend – verlässlich und zeitnah gewährleistet. Dies bietet Sicherheit und vermittelt Gleichberechtigung sowie Wertschätzung.
Ob Feedback, Umfragen oder Kommentare – durch dieses Kommunikationsformat haben Mitarbeitende die Chance, aktiv an der Unternehmensentwicklung teilzuhaben, was die Voraussetzung für das Schaffen einer modernen Arbeitskultur ist.
Die Gründe für eine Mitarbeiter-App auf einen Blick:
- Zeitnahe und verlässliche Informationsflüsse (Top Down und Button up)
- Erreichung aller Mitarbeitenden
- Transparente und ortsunabhängige Kommunikation
- Vermittlung von Sicherheit, Wertschätzung und Gleichberechtigung
- Aktive Teilhabe in der Unternehmensentwicklung (Feedback, Umfragen, Kommentare)
- Schaffung einer modernen Arbeitskultur mit den gleichen technischen Standards wie im Privaten
Mit einer Mitarbeiter-App können Mitarbeitende sowohl die Unternehmenskultur erleben als auch Unterstützung bei der Arbeit erhalten. Auch das Diakonie-Klinikum Stuttgart hat sich für die Etablierung einer Mitarbeiter-App in seinen Klinikalltag entschieden.
Mitarbeiter-App in Kliniken: Das sind die wichtigsten Funktionen
Eine Klinik-App für Mitarbeitende bietet verschiedene Möglichkeiten, um die Kommunikation und den Arbeitsalltag in Kliniken zu erleichtern. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die interne Kommunikation, die Digitalisierung von HR-Prozessen, praktische Services, die Möglichkeit für Livestreaming, Umfragen, die Umsetzung eines Ideenportals und der Austausch in kleineren Gruppen.
Interne Kommunikation
Stehen Veränderungen in Prozessen an, sollen neue Mitarbeitende vorgestellt werden oder werden neue Entscheidungen von der Geschäftsführung getroffen, wollen Mitarbeitende über diese Unternehmensentwicklungen rechtzeitig informiert werden. Besonders wichtig ist, dass neben der Informationsübermittlung auch die Möglichkeit gegeben wird, sich aktiv zu beteiligen und abteilungsübergreifenden Austausch zu bieten. So kann die interne Kommunikation sowohl Top Down als auch Bottom Up funktionieren und damit die Identifikation mit dem Unternehmen stärken.
„Interne Kommunikation sollte nie als Einbahnstraße betrachtet werden. Die Mitarbeiter*innen wünschen sich aber nicht nur Informationen, sie wollen sich auch aktiv beteiligen und Input zu News, Unternehmensprozessen oder Erfahrungen abteilungsübergreifend austauschen. Dieser Input kann zum Katalysator für notwendige und zukunftssichere Veränderungen werden.“
Ulf Kossol, Director People Experience | Telekom MMS
Digitalisierung von HR-Prozessen
Mithilfe einer Mitarbeiter-App können HR-Prozesse digitalisiert werden und so für mehr Flexibilität sorgen. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, einen Überblick über Pflichtunterweisungen, wie z. B. Desinfektionsregeln, zu erhalten und an diesen direkt über Videos in der App teilzunehmen. Anschließend kann die Teilnahme mittels Quiz, Prüfung oder Fragebogen überprüft werden. Auch Tutorials von Praxisanleitenden können darüber veröffentlicht und absolviert werden. Anpassungen im Personaldatenblatt und Umsetzungen von Urlaubsanträgen können mit einer Mitarbeiter-App effektiver und schneller vorgenommen werden, ganz unkompliziert über den Self-Service. Im Bereich des Onboardings können digitale Möglichkeiten genutzt werden, um neue Mitarbeitende beispielsweise mit einem Willkommensvideo zu begrüßen und darüber individuelle Inhalte abzuspielen. Auch Unterweisungen sowie Schulungen finden darüber statt und in Communities finden neue Mitarbeitende schnell Anschluss. Durch diese Funktionalitäten wird die Mitarbeiter-App zu einem Ort, an dem selbst in verteilten Teams die Kultur des Unternehmens entsteht und spürbar wird.
Praktische Services
Ob der Kantinen-Speiseplan, Mitfahrgelegenheiten, Parkplatzverfügbarkeit, Wäscheservice oder Kleinanzeigen, die besonders durch den Mangel an bezahlbarem Wohnraum in vielen Großstädten immer wichtiger werden, – eine Mitarbeiter-App bietet praktische Services, die den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern. Auch ein Mitarbeiterverzeichnis, um spezielle Ansprechpartner*innen mit besonderen Kenntnissen zu bestimmten Themenpunkten zu finden, kann eingebunden werden oder eine Online-Bibliothek, die einen Überblick über medizinische Fachbücher oder Publikationen des Klinikpersonals gibt. Über Schnittstellen können häufig benötigte Formulare schnell aufgerufen werden und der Eventkalender gibt Einblick in klinikinterne Veranstaltungen, Weiterbildungen oder Pflichtfortbildungen.
Um Veranstaltungen wie z. B. Betriebsversammlungen auch ohne physische Anwesenheit für alle Mitarbeitende erlebbar zu machen, bietet die Mitarbeiter-App ebenso die Möglichkeit eines Livestreamings. Auch Mitarbeiterbefragungen werden darüber unkompliziert möglich, um beispielsweise Feedbacks einzuholen, Pulsbefragungen oder Messungen durchzuführen und Employee Experience Drivers wie Intent to Stay, Inclusion, Well-Being und Burnout zu operationalisieren. Über ein ebenfalls anbindbares Ideenportal können sich Mitarbeitende einbringen und ein zielgruppenspezifischer Austausch im eigenen Bereich, z. B. pro Station, Sektion oder Klinik wird durch spezielle Gruppen möglich. So können sich Mitarbeitende beispielsweise zu ihren Dienstplänen austauschen oder andere organisatorische Details klären.
Interne Kommunikation im digitalen Wandel wichtiger denn je
Die Gesundheitsbranche befindet sich im digitalen Umbruch – vom rein manuellen Arbeiten geht es durch die Verwendung neuer Software immer mehr in Richtung digitaler Handgriffe, wie z. B. bei der digitalen Patientenakte. Die Veränderung des Arbeitens ist wie jede Veränderung bei den Beteiligten oft mit Ängsten verbunden: Wie wird sich die Arbeit dadurch verändern? Werde ich mit der Technologie umgehen können?
Der Mitarbeitende steht jedoch im Zentrum der Changekommunikation und sollte beim Change-Prozess immer mit einbezogen werden. Umso wichtiger ist deshalb die interne Kommunikation, um Ängste zu nehmen und Veränderungen gemeinsam auf den Weg zu bringen. Bei der internen Kommunikation kann die Klinik-App unterstützen und alle Mitarbeitenden involvieren und begleiten.
Wie eine Klinik-App Mitarbeitende in der internen Kommunikation unterstützen kann:
- Bevor eine neue Software etabliert wird, sollte die Klinikleitung diese ankündigen und aufklären, wieso diese eingeführt wird und wie der Prozess ablaufen wird.
- Über anonyme Mitarbeiter-Umfragen oder Pulsbefragungen können Sie herausfinden, wie Ihre Mitarbeitenden mit der Einführung der Software umgehen und was kurzfristig verbessert werden kann.
- Bieten Sie über die App die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge und Ideen einzureichen.
- Teilen Sie die Best Practices aus den verschiedenen Abteilungen Ihrer Klinik.
- Nutzen Sie die App für digitale Schulungen mit einem Wissensquiz am Ende.
- Schaffen Sie Wissensnuggets in Videoformat, die beispielsweise nur 1,5 Minuten lang sind.
- Nutzen Sie einen interaktiven Wissenspool mit Fragen und Antworten.
- Bieten Sie Talk Sessions mit der Klinikleitung an, die die Notwendigkeit der Prozesse erklärt und ggf. auf die Sorgen der Mitarbeitenden eingeht.
- Inhalte wie Videos, Präsentationen und Beiträge zielgruppenspezifisch (z. B. an Pflegende oder die Ärzteschaft) oder entsprechend der Employee Journey (z. B. passend zu ihrer Phase im Onboarding-Prozess) ausspielen.
So gelingt die Einführung der Klinik-App
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Wer ebenfalls eine Mitarbeiter-App als digitale Lösung für die interne Kommunikation in seiner Klinik einführen möchte, sollte folgende Punkte beachten:
- Achten Sie darauf, den Datenschutz und Betriebsrat so früh wie möglich zu integrieren.
- Binden Sie von Anfang an die Führungsebene und Bereichsleitung bei der Einführung der Mitarbeiter-App mit ein, um sie ebenfalls zu Fans zu machen und so die volle Unterstützung zu erhalten.
- Sorgen Sie für eine kontinuierliche Bewerbung der App, z. B. mit Flyern während des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender oder durch Plakate an regelmäßigen Kontaktpunkten wie an der Wäscheschleuse oder in der Kantine. So sichern Sie die rege Nutzung der App.
- Kreieren Sie ein Event um die Einführung der App.
- Vernetzen Sie sich mit anderen Kliniken, beispielsweise durch Usergroup Meetings.
- Nutzen Sie das Baukastensystem und bauen Sie damit die App kontinuierlich aus, indem Sie z. B. bedarfsgerecht neue Plugins einsetzen.
Zentrale Herausforderung: Akzeptanz & Nutzung. Das sind unsere Top 10 Best Practices für Ihre Klinik-App:
Um zu gewährleisten, dass die App auch wirklich akzeptiert und genutzt wird, müssen verschiedene Aspekte bedacht werden. Dazu gehört einerseits, die Mitarbeitenden zu motivieren, diese App zu nutzen und andererseits, einen einfachen Zugang dazu zu schaffen und die User Experience positiv zu gestalten. Hier kommen unsere 10 Best Practices für Ihre Klinik-App:
Für mehr Akzeptanz:
- Eine Mischung als personalisierten und allgemeinen Informationen über die App liefern: besonders nutzerspezifische Inhalte sorgen für eine gute Akzeptanz!
- Die Multiplikator*innen aller Klinikbereiche von Anfang an einbinden.
- Führungskräfte zu Fans der Apps machen: So können sie mit gutem Beispiel vorangehen und Fotos posten sowie sich aktiv durch Kommentare und Likes beteiligen.
- Die Berührungsängste mit der App überwinden, indem der Launch mit einem Event gefeiert wird. Dort aufgenommene Fotos und Videos können gleich digital festgehalten und geteilt werden.
- Auf die richtige Ansprache achten: Ob Du oder Sie hängt von den Vorlieben der nutzenden Mitarbeitergruppen ab. Eine Umfrage gibt Aufschluss darüber, wie Ihre Mitarbeitenden am liebsten angesprochen werden.
Für eine stärkere Nutzung:
- Die App als Intranet-Nutzungsoberfläche etablieren.
- Fotoaktionen oder Gewinnspiele zu saisonalen oder sportlichen Events starten, die die Mitarbeitenden zum Mitmachen einladen und so die Nutzung steigern.
- Einen hohen Mehrwert schaffen durch Bereichsgruppen für einzelne Stationen: So werden nur relevante Inhalte geteilt, über die sich ausgetauscht werden kann, wie der Schichtplan, Arbeitsanweisungen oder Besprechungsnotizen.
- Barrierefreie und einfache Nutzung ermöglichen auch ohne Registrierung, dafür aber mit eingeschränkten Rechten (diese nur für registrierte Nutzer möglich).
- Für eine gute Platzierung von Inhalten sorgen, die für alle o.g. Zielgruppen relevant sind, wie z. B. dem Speiseplan oder dem Kalender, der einen Überblick über alle Unternehmensevents (wie Sommerfeste, Betriebsversammlungen oder Schulungen) bietet.
Geht Change-Management Hand in Hand auch digital?
Auf jeden Fall! Setzen Sie Veränderungsprozesse gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden um.
Tobias Ludewig, Consultant Employee Communication | Telekom MMS
Tobias Ludewig begleitet in der Telekom MMS seit 2017 Projekte, die sich mit Mitarbeiter-Apps und Intranets beschäftigen. Darüber hinaus unterstützt er Kunden in ihrer Learning & Growth Phase bei der Weiterentwicklung dieser Plattformen.
Susann Fritzsche, Consultant Employee Communication Consultant | Telekom MMS
Susann Fritzsche begleitet seit 2016 Intranet Projekte in der Telekom MMS. In dieser Funktion hat sie zahlreiche Kunden, darunter Kliniken wie das Leopoldina Krankenhaus, dabei unterstützt, Mitarbeiter Apps und Intranetlösungen einzuführen und auf die Bedürfnisse der Nutzenden auszurichten.
Ob Digitalisierungsexpert*in, Werkstudent*in oder Schülerpraktikant*in – Hier berichten unsere Gastautoren aus ihrem Alltag.
