Ping! Ping! Ping! Surrt das Handy – Eine, zwei, drei neue Nachrichten. Messenger Dienste wie WhatsApp sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Im privaten Bereich werden hier Treffen ausgemacht, Geburtstagspartys geplant und Lerngruppen organisiert. Für den Arbeitsplatz also auch keine schlechte Idee, um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Was sind die Besonderheiten der Enterprise Messenger und wie verändern sich die Ansprüche an solche Tools mit der Zeit?

Die Arbeitswelt wird immer mobiler, vernetzter und flexibler. Die Zusammenarbeit in Unternehmen läuft längst nicht mehr ausschließlich über Mails, geschweige denn Briefe. Mittlerweile zählt die E-Mail fast sogar zur Schneckenpost. Der Trend gibt einen neuen Kommunikationsweg vor. Die jünger werdenden Mitarbeiter erwarten an ihrem Arbeitsplatz, die gleichen technischen Innovationen, die sie auch im Privaten haben: In Echtzeit Informationen erhalten und versenden, ohne Aufwand. Dabei steht vor allem die Sicherheit im Vordergrund! Bevor Mitarbeiter Arbeitsgruppen bei Facebook oder WhatsApp bilden, die für die Übermittlung unternehmensinterner Informationen nicht geeignet sind, suchen Unternehmen Lösungen, die flexibles Arbeiten und Sicherheit vereinen. Das Ergebnis sind Enterprise Messenger: mobiler Austausch in sicherem Rahmen. Es liegt im Interesse des Unternehmens, die Mitarbeiter mobil so auszustatten, dass sie von unterwegs mindestens genauso leistungsfähig arbeiten können, wie an einem festen Arbeitsplatz. Ein Arbeitsplatz zum Mitnehmen sozusagen.

Was ist der Nutzen?

Mit Enterprise Messaging Tools lässt sich eine Weiterentwicklung in der Kommunikation verfolgen. Das Ziel ist es, Mitarbeiter bezüglich Routineaufgaben zu entlasten und so Raum für Innovationen zu schaffen. Es besteht auch eine neue Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu treten. Unternehmen müssen ihr Business dort etablieren, wo ihre Kunden sind – auf deren Smartphones. Arbeiten beispielsweise Designer des Produktmarketings an einem Design für einen Kunden, tauschen sie sich innerhalb einer Gruppe aus und das Resultat wird im Channel des Vertriebs geteilt. Von dort wird das Ergebnis entweder zum Kunden für eine Präsentation gebracht, oder der Kunde wird in die Gruppe eingeladen, um es dort zu begutachten. Interne und externe Kommunikation passt sich an moderne Tools an und entwickelt sich immer weiter.

Die Vorteile von Enterprise Messaging auf einem Blick:

  1. Enterprise Messaging bietet Flexibilität: Mobiles Arbeiten wird ebenso effizient, wie arbeiten am festen Arbeitsplatz.
  2. Verschiedene Standorte eines Unternehmens lassen sich besser vernetzen.
  3. Schnellere Kommunikation für Projektkoordination und -durchführung.
  4. Messenger Tools bieten eine gerätübergreifende Verfügbarkeit.
  5. Ein Arbeitsteam kann sich ortsunabhängig über Projekte austauschen und Fortschritte dem Kunden direkt im Messenger präsentieren.
  6. Im Projektmanagement sind Partner, Kunden und externe Fachleute schnell den jeweiligen Gruppen hinzugefügt.
  7. Enterprise Messenger reduzieren die Kommunikationszeiten und bündeln Informationen und Daten in einem kollaborativen Zugang.
  8. Enterprise Messenger erleichtern den Arbeitsfluss in verschiedenen Zeitzonen – besonders wichtig ist das für die Produkt- und Softwareentwicklung.
  9. Beim Onboarding können Mitarbeiter einfach von der Personalabteilung direkt mit den wichtigsten Informationen über benötigte Schulungen, Dokumente oder Fristen aufgeklärt werden. Der Kontakt zu wichtigen Ansprechpartnern kann ebenfalls hergestellt werden, was die Vernetzung im Unternehmen beschleunigt.

Kommunikation im Unternehmen als ein essentieller Bestandteil von Zusammenarbeit sollte nicht mit zu vielen verschiedenen Tools bedient werden. Die Whitepaper „Enterprise Messaging – WhatsApp für Unternehmen“ und „Next Level Enterprise Messaging – WhatsApp für Unternehmen“ stellen zu diesem Thema insgesamt elf Tools vor und geben einen Überblick welcher Messenger für welches Unternehmen und welche Projekte sinnvoll sind. Slack, Teamwire und Microsoft Teams, um hier nur drei zu nennen, bringen unterschiedliche Vorteile mit sich. Für Unternehmen gilt es, das richtige für sich auszuwählen, passend zu individuellen und allgemeinen Bedürfnissen. Getestet wird unter anderem nach folgenden Kriterien: Kundensupport, Datensicherheit, Verbindungsart und Erweiterungstools. Seitdem im Mai 2018 die neue DSGVO in Kraft getreten ist, werden an Enterprise Messaging Systeme noch viel mehr Anforderungen gestellt, als bisher schon. Dies sind beispielsweise: Keine Speicherung von Adressbüchern, eine Option zur vollständigen Daten- und Nutzerlöschung und die Pseudonymisierung und Verschlüsselung aller personenbezogenen Daten.

Modernes Arbeiten, New Work, Arbeit 4.0 – wie man es auch nennen mag, die Arbeitswelt entwickelt sich stets weiter. Enterprise Messenger sind dabei nur einer von vielen nötigen Kommunikationskanälen. Sie lösen jedoch keineswegs andere Kommunikationswege, wie die E-Mail oder Videokonferenzen ab – zumindest noch nicht. Diese werden unterstützt und vielleicht gezielter eingesetzt. Jeder Kommunikationsweg hat einen Sinn und es wäre ein Fehler, sich nur auf einen zu beschränken.

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