Neue Unternehmensstrukturen bringen neue Herausforderungen. Ob die in den letzten Jahren immer weiter verbreitete Arbeit im Homeoffice oder eine standortübergreifende Zusammenarbeit, etwa durch die Fusion mehrerer Betriebe: Wenn viele Mitarbeitende eines Unternehmens an mehreren Orten arbeiten, gestalten sich spontane Absprachen im Team ebenso schwierig, wie eine einheitliche Organisationsstruktur und Arbeitsweise. Um diesen Herausforderungen aktiv entgegenzuwirken, ist meist ein (technischer) Wandel notwendig, der wiederum eines gezielten Managements bedarf.
Der Energiedienstleister SachsenEnergie hat sich nach einer Firmen-Fusion für einen innovativen Change-Management-Prozess entschieden, um seinen Beschäftigten ein zukunftsfähiges Arbeiten mit effizienten Abläufen zu ermöglichen.
Warum Change-Management?
Was macht einen Change im Bereich Zusammenarbeit und Arbeitsweise erforderlich? Im Grunde sollte das Ziel jedes Unternehmens sein, für seine Mitarbeiter*innen eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in welcher diese erfolgreich sein und sich entfalten können. Ist eine solche Umgebung nicht gegeben, besteht Handlungsbedarf. Die Ursachen dafür können verschieden sein, u.a.:
- Veraltete oder uneinheitliche Arbeitsbedingungen (v.a. technisch)
- Kommunikationsprobleme
- Veraltete oder uneinheitliche Prozess-Strukturen
- Verschiedene Führungsstile
Mittels einer gezielten Veränderung gelingt es, sich von solchen alten Mustern zu lösen und neue Arbeits- sowie Kommunikationswege einzuführen. Agiles Change-Management passt sich dabei wandelnden Arbeitsbedingungen und Marktsituationen an. Unabdingbar sind dabei eine gute Change-Management-Organisation und professionelle Begleitung, denn ein Wandel findet nicht von heute auf morgen statt, Mitarbeitende müssen umfassend integriert und mitgezogen werden.
Eine durchdachte und gut organisierte Veränderung kann mit professioneller Unterstützung ein modernes, zukunftsfähiges Arbeiten ermöglichen. Dieses beinhaltet neben einer vereinfachten, internen Zusammenarbeit durch einheitliche IT-Infrastruktur auch einen verstärkten Team-Zusammenhalt durch neue Kollaborationsmöglichkeiten sowie eine gesteigerte Produktivität bzw. Effizienz dank vereinfachter Prozesse.
Ein organisiertes Change-Management bringt folgende Vorteile:
- Sicherstellung, dass Investitionen in digitale Infrastruktur auch Sinn machen (d.h. richtig genutzt werden)
- Rundum-Einführung der Mitarbeitenden an das Thema (mehrere Schulungen, Workshops…)
- Sicherstellung eines reibungslosen Gesamt-Prozesses
Was bedeutet ein Change im Bereich New Work? – Das Beispiel SachsenEnergie
Ganz allgemein gefasst, zielt ein Change im Bereich New Work darauf ab, den Austausch im virtuellen Arbeitsumfeld sicherzustellen, die Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten zu gewährleisten sowie nachhaltige Arbeitsprozesse zu garantieren. Je nach konkretem Fall, liegen dem Change-Prozess verschiedene Herausforderungen zugrunde und er kann durch individuelle Lösungsansätze umgesetzt werden.
Das Beispiel SachsenEnergie
Im Jahr 2021 ergab eine Fusion der DREWAG – Stadtwerke Dresden GmbH und der Energie Sachsen Ost AG (ENSO) das neue Unternehmen SachsenEnergie AG. Als größter, kommunaler Energiedienstleister in Ostdeutschland hält die SachsenEnergie einen bedeutenden Unternehmensanspruch: Moderne Arbeitswelten für die eigenen Mitarbeiter*innen zu schaffen.
Die Herausforderung:
Die Fusion der zwei Ursprungs-Unternehmen führte bei der SachsenEnergie zu einem Aufeinandertreffen unterschiedlicher Unternehmenskulturen und Prozesse, Organisationsstrukturen, Arbeitsweisen, Führungsstile sowie verschiedener IT-Welten (Terminal- bzw. PC-basiert). Somit lag eine bedeutende Herausforderung darin, alle sich unterscheidenden Prozesse und Aspekte zu homogenisieren, um eine intensive und verbesserte Zusammenarbeit zu erreichen – und somit auch die individuellen Arbeitsweisen zu verbessern.
Um dieses Ziel zu erreichen, brauchte es vor allem eine einheitliche IT-Infrastruktur und somit neue Tools. Der daraus resultierende, hohe Change-Umfang machte wiederum eine professionelle Change-Management-Organisation unabdingbar.
Die Lösung:
Um eine Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzes zu erreichen bzw. einen einheitlichen IT-Arbeitsplatzes für alle Mitarbeiter*innen zu schaffen, entschied sich die SachsenEnergie für die Einführung von Microsoft 365 und Teams. Alle Mitarbeiter*innen erhalten so gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und können von Videocall-Funktion sowie einer optimierten Terminplanung durch einen gemeinsamen Kalender profitieren.
„Microsoft Teams wird heute von unseren Mitarbeitenden sehr gern und intensiv genutzt – der beste Beweis für ein erfolgreiches Change-Management! Telekom MMS hat uns dabei sehr engagiert und professionell unterstützt.“
Juliane Marschner, IT-Organization & Change, SachsenEnergie AG
Ebenso Bestandteil der Lösung: Die Gründung eines internen Change-Management-Teams sowie die Inanspruchnahme einer strategischen Beratung und eines Coachings durch die Telekom MMS.
Die Umsetzung:
Neben der technischen Einführung des Tools, galt es vor allem, dessen Potentiale komplett auszuschöpfen. Teil der Umsetzung waren somit umfangreiche Trainings, Schulungen und Workshops für Angestellte und Führungskräfte.
Das internen Change-Management-Team wurde dabei umfassend durch die Telekom MMS unterstützt. Die Bereitstellung der richtigen Change-Management-Instrumente (Kommunikation, Events, Coaching…) ermöglichte schließlich eine erfolgreiche Umsetzung des Change-Prozesses.
Was sind Erfolgsfaktoren im Change-Management?
Generell greifen im Bereich New Work und der Etablierung neuer Arbeitswelten vier Elemente des Erfolges:
- Skills & Mindset: Neben der Einführung neuer Technologien müssen auch neue Denkweisen und Geisteshaltungen Einzug in ein Unternehmen halten.
- Devices & Tools: Um Arbeitsprozesse nachhaltig zu verändern, sollten neue Tools und Devices genutzt werden, die im Zuge der Digitalisierung zur Verfügung stehen.
- Digitale Prozesse: Relevante Geschäftsprozesse standardisieren, automatisieren und optimieren ist die Grundlage, um das Potenzial der New Work vollständig auszuschöpfen.
- Zuverlässige Backend-Systeme: Nur die richtigen Systeme und Informationen machen New Work effizient möglich.
Das Mindset steht hierbei an erster Stelle, da ein ganzheitliches Umdenken den Grundpfeiler von New Work und einem tiefgreifenden Change darstellt. Jedoch führt nur ein Zusammenspiel mit den anderen Dimensionen zu einer erfolgreichen Umsetzung im Unternehmen.
Bezogen auf den Change-Prozess selbst lassen sich folgende Change-Management Erfolgsfaktoren ableiten:
- Eine stimmige Strategie und klar definierte Ziele sind ebenso notwendig, wie die Beteiligung der Mitarbeiter*innen sowie eine umfassende Kommunikation bzw. dichte Informationsstruktur.
- Daneben zahlen Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit, aber auch eine umfassende Projektorganisation auf den Erfolg von Change-Management ein.
- Schlussendlich erfordern Zeiten des stetigen Wandels ein hohes Maß an Flexibilität und somit ein agiles Change-Management, das auf Veränderungen (nahezu) problemlos reagieren kann.
Wie erfolgt der Change-Management-Prozess im laufenden Betrieb?
Change-Management-Prozess: Wie läuft der Wandel ab? Wer übernimmt welche Rolle und wie erfolgt die Steuerung?
„Begeisterung für Neues lässt sich nicht anordnen. Ein wichtiger Punkt ist, das „Warum“ zu erklären. Wenn das die Mitarbeiter*innen verstehen, ist ein wichtiger erster Schritt getan.“
Annemarie Pannoscha, Consultant Change Management | Telekom MMS
Im ersten Schritt sollte der Change-Prozess gut geplant sein. Dazu gehört ein maßgeschneidertes Change Management Konzept inklusive der Vision zur Zusammenarbeit, Zieldefinition, Vorbereitung des internen Change-Teams und vieles mehr. Das Konzept ist Grundvoraussetzung dafür, um die Neuerungen den betroffenen Mitarbeitenden transparent und plausibel darzulegen. In diesem Zusammenhang bietet es sich an Betroffene zu Beteiligten zu machen, bspw. über die Einbindung von Pilot-Usern. Diese vorab definierte Personengruppe darf Neuerungen als erstes testen, um anschließend ihre Erfahrungen weiterzugeben und im Optimalfall mit ihrer Begeisterung andere Mitarbeiter*innen anstecken. Ebenso ist es sinnvoll, zusätzliche Projekt-Lotsen festzulegen, die den Change-Ideen positiv gegenüberstehen und diese Einstellung in ihren Kollegenkreis tragen.
Tipp: Investieren Sie keine Energie in einzelne kritische Stimmen, sondern konzentrieren Sie sich besser darauf, unentschlossene Kolleg*innen oder bereits begeisterte Angestellte anzusprechen. Kritik von Pilot-Usern bzw. Projekt-Lotsen hingegen ist meist konstruktiv und daher ernst zu nehmen.
Im zweiten Schritt wird nun die neue Technologie eingeführt, zunächst für Pilot-User bzw. Projekt-Lotsen, dann für die gesamte Belegschaft. Vor und während dieser Einführungsphase ist es wichtig, kontinuierlich passende Schulungen und Workshops abzuhalten.
Schließlich werden theoretische Inhalte und praktischer Arbeitsalltag vereint, d.h. neue Tools aktiv in die Arbeitsweise der Angestellten integriert. Über diesen Prozess hinweg bieten sich regelmäßige Tool-Sprechstunden für alle Mitarbeiter*innen an, in denen Probleme geschildert und Fragen zur praktischen Arbeit gestellt werden können.
Im letzten Schritt gilt es, stetig mit dem erhaltenen Feedback zu arbeiten und mögliche Herausforderungen zu beseitigen. Nur so gelingt ein erfolgreicher Wandel im laufenden Unternehmensbetrieb, der sich nachhaltig auszahlen wird.
Welche Herausforderungen bringt ein Change für ein Unternehmen?
Ein umfangreicher Change-Management-Prozess birgt verschiedene Herausforderungen für Unternehmen. Die wichtigsten drei sind hier zusammengefasst:
Herausforderung 1: Das passende Change-Management-Team zusammenstellen. Es sollte aus jedem Unternehmensbereich mindestens ein motivierter Mitarbeitender vertreten sein.
Herausforderung 2: Zeit einplanen. Von einer bestehenden Arbeitswelt bis zu einer neuen (Zusammen-)Arbeitswelt sind es viele kleine Schritte. Es braucht Geduld und eine gute Planung.
Herausforderung 3: Zielführender Umgang mit neuen Technologien. Oft fehlen eigene Kompetenzen im Unternehmen und neue Tools sind zwar da, können aber nicht effektiv genutzt werden.
Umschiffen können Sie diese Herausforderungen, indem Sie einen erfahrenen und fachkompetenten Partner hinzuziehen, der Sie in all den oben genannten Punkten und im gesamten Change-Management-Prozess unterstützt.
Welchen Nutzen haben das Unternehmen und deren Mitarbeitende vom Change-Management?
Am Beispiel SachsenEnergie lassen sich verschiedene Vorzüge des Change-Managements aufzeigen, die aber auch für andere Unternehmen gelten:
- Beschäftigte zuvor getrennter Unternehmen wachsen nachhaltig zusammen
- Mit der richtigen Nutzung wird das Potenzial der Technologie (bspw. Microsoft365) gehoben
- Verbesserte IT-Infrastrukturen schaffen effizientere Arbeitsprozesse und ein erfolgreicheres Arbeiten
- Neues Wir-Gefühl der Mitarbeitenden und eine verstärkte Identifikation mit Unternehmen
- Kostenersparnis für das Unternehmen durch Wegfallen unterschiedlicher Hardware & Software-Lizenzen
Die behutsame Einführung der neuen Tools mit viel Empathie und dichter Kommunikation brachte für die SachsenEnergie im Gesamten eine optimale Gestaltung des Change-Prozesses.
Fazit: eine gute Change-Management-Organisation schafft einen erfolgreichen Wandel
Unternehmen, die die unverzichtbare Rolle Ihrer Mitarbeiter*innen für den eigenen Erfolg erkennen, sind bereits auf dem richtigen Weg. Wenn die Arbeitsbedingungen und -abläufe jedoch nicht mehr zu dieser Erkenntnis passen, ist ein gut geplanter Wandel notwendig. Ein durchdachtes Change-Management, idealerweise mit professioneller Unterstützung, hilft dabei, diesen Wandel erfolgreich umzusetzen und die Mitarbeitenden von Beginn an zu begeistern. Die SachsenEnergie AG ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie sich ein Unternehmen durch eine gelungene Change-Management-Organisation zum attraktiven Arbeitgeber und Wettbewerber am Markt entwickeln kann.
Wie entscheidend ist die Employee Experience für eine attraktive und erfolgreiche Arbeitswelt? – Mehr dazu im Podcast:
Unsere Erfahrungen in der digitalen Welt sind vielseitig und ständig im Wandel – genau das liebe ich! Unternehmen versuchen mit den Technologie-Entwicklungen Schritt zu halten und sind immer wieder herausgefordert ihre Kunden sowie Mitarbeitende zu binden. Als Marketing Specialist möchte ich hier im Blog zeigen, wie Digital Experience ganzheitlich umgesetzt werden kann.
