Die Digitalisierung erfasst in großen Schritten unsere Arbeitswelt. Was einst wie Science-Fiction klang, ist schon in Kürze Realität: Im Jahr 2025 werden mehr Aufgaben von Maschinen verrichtet werden als von Menschen, so heißt es im Bericht „The Future of Jobs“ des Weltwirtschaftsforums. Dabei stellt sich die Frage: Wie sieht ein Arbeitsplatz in diesem Szenario aus?
Aufgrund der sich immer weiterentwickelnden Technologien entstehen „digitale Arbeitsplätze“, die neue Chancen und Möglichkeiten bieten, aber auch allerlei Herausforderungen. Für eine gelungene Digitalisierung muss bei allen Veränderungen der Fokus auf folgender Frage liegen: Wie können Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsplatz mitgestalten? Und: Wie werden die neuen Themen bei den Mitarbeitern eingeführt?
New Work-Gedanke: Auslöser für die digitale Transformation
Flexible Konzepte statt starre Arbeitsformen, Mitarbeiter im Home Office statt an stationären Arbeitsplätzen – In Unternehmen findet im Zuge der Digitalisierung ein deutlicher Umbruch statt, der die meisten Arbeitsplätze und internen Strukturen aber auch die Rollen der verschiedenen Abteilungen und der einzelnen Mitarbeiter grundlegend verändern wird.
Damit alle internen Wandlungsprozesse zielführend stattfinden und das Unternehmen voranbringen, ist eine Digitalstrategie sinnvoll, welcher der New Work-Gedanke zugrunde liegen sollte. Dieser hat zum Ziel, unser Leben und Arbeiten sinnstiftend zu gestalten. Für eine digitale Transformation müssen wir uns nicht nur über Umsatzzahlen und technologische Herausforderungen Gedanken machen, sondern uns vor allem fragen:
- Was wollen wir in Zukunft im Arbeitsleben machen?
- Welche Art von Kultur und Kompetenzen benötigen wir eigentlich, um in der neuen vernetzten Welt wertstiftend agieren zu können?
- Wie fühlen wir uns dabei wohl?
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Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Mobil, digital und vernetzt. Diese drei Kennzeichen machen einen digitalen Arbeitsplatz aus. Er ist der wohl wichtigste Baustein der digitalen Transformation, der Mitarbeitern die Arbeit mittels neuster Technologien ermöglicht – und zwar zeit- und ortsunabhängig. Das kann zu deutlich mehr Flexibilität und Produktivität führen.
Auslöser für die Umgestaltung von Arbeitsplätzen sind vor allem Trends aus dem privaten Bereich: die Smartphone-Nutzung sowie digitale Einkaufsmöglichkeiten sind ebenso selbstverständlich wie die Digitalisierung von Anträgen beim Amt. Zudem sind wird es gewohnt, auf Informationen immer und von überall zugreifen zu können. Diese privaten Gewohnheiten sollen auch im Arbeitsleben Einzug halten, doch in bestehenden Unternehmen müssen sich die digitalen Strukturen erst entwickeln.
Das Unternehmen Gerolsteiner beispielsweise wurde bereits 1888 gegründet und die Arbeitsplätze sind historisch gewachsen. Sie zeichneten sich durch eine hohe Prozesslastigkeit aus, was Gerolsteiner im Zuge einer Digitalisierungsstrategie ändern wollte. So gestaltete Gerolsteiner beispielsweise den Einkauf um, damit die Abteilung zukünftig auch strategische Aufgaben übernehmen kann. Die Ziele für die Einkaufsabteilung wurden in einer „Strategy Map“ sichtbar gemacht:
Bei der Umsetzung war das A und O die Berücksichtigung der Mitarbeiter. Sie sind durch ihre neuen Aufgaben einer zusätzlichen Arbeitsbelastung ausgeliefert. Ursprünglich übernahm der Einkauf einen wenig aktiven Part mit kaum Gestaltungsspielraum im Unternehmen, jetzt werden von ihm jedoch agile Arbeitsmethoden erwartet. Die Anpassung an die Erwartungen und die Umsetzung stellten das Unternehmen vor neue Herausforderungen.
Welche Herausforderungen bringen Digital Workplaces mit sich?
Dreh- und Angelpunkt einer guten Digitalisierungsstrategie sind die Mitarbeiter. Um Mitarbeiter zu halten, müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, wie sie Arbeitsbedingungen verbessern können und wie sie eine zukunftweisende und sinnstiftende Arbeit bieten können. Dank sich weiterentwickelnder Technologien werden viele Routineaufgaben abnehmen und die frei gewordene Zeit kann investiert werden, um bestehende Aufgaben besser umsetzen zu können oder um neue strategische Aufgaben zu bewältigen, z. B. in Warengruppen- & Lieferantenmanagement in der Einkaufs-Abteilung.
Insbesondere die Querschnittsbereiche sollten einen aktiven Part bei der Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes einnehmen, denn ihnen kommt eine Doppelrolle zu: Sie müssen zum einen die digitale Transformation in ihren eigenen Abteilungen vorantreiben mit eigenen Prozesse und Technologien und zum anderen auch das gesamte Unternehmen im Transformationsprozess unterstützen.
Im Zuge der Digitalisierung wird auch die Internationalisierung immer weiter an Bedeutung gewinnen. Digitale Workplace-Prozesse vereinfachen die Arbeiten in einem internationalen Team deutlich oder machen diese überhaupt erst möglich.
Diese Stopersteine gilt es zu vermeiden:
- Selbstzweck:
Der „Digitale Trend“ löst kein konkretes Problem im Unternehmen. - Unternehmens- und Bereichskultur unterschätzen:
„Blue Print“ verwenden, der woanders funktioniert hat - Zu viel auf einmal:
Fehlende Priorisierung gefährdet die Erfüllung der Unternehmensfunktion. - Vision ohne Maßnahmen oder Maßnahmen ohne Vision
Das sind die Erfolgsfaktoren Ihrer Digitalisierungsstrategie
- Strategisches Vorgehen:
Unternehmens-individuelle Definition von Handlungsfeldern - Mitarbeiterzentriert:
Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes für und mit den Mitarbeitern - Mindset der Mitarbeiter:
Gemeinsames Verständnis für die digitale Transformation schaffen und konsequent (vor)leben - Kollaboration:
Erste gemeinsame Pilotprojekte helfen, eigene Best Practices zu finden und erlauben „Learning by Doing“ durch iterative Entwicklung.
Zukunftsweisende Digitalisierungsstrategie für Gerolsteiner
>Lesen Sie gern mehr zur praktischen Umsetzung mit Gerolsteiner!
Lean Workplace Methode: So wird der Arbeitsplatz digital
Wer Arbeitsplätze digitalisieren möchte, braucht eine strukturierte Methode, um einen individuellen Weg fürs eigene Unternehmen zu finden. Bewährt hat sich hier die Lean Workplace Methode. Sie hilft in vier Schritten dabei, Arbeitsplätze zu digitalisieren und setzt sich zum Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Kosten zu minimieren.
1) Scoping Phase
In der erste Phase geht es darum zu verstehen, wo das Unternehmen steht. Hierfür werden folgende Antworten ermittelt:
- Stakeholder- und Ist-Analyse
- Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
- Gibt es Barrieren? Welche? Was steht der Arbeit und Kommunikation im Weg?
- Welche Skills sind da? Welche fehlen?
- Welche Tools besitzen wir? Wie werden sie genutzt?
Die Scoping-Phase beschäftigt sich also in erster Linie mit den Anforderungen, die an den digitalen Arbeitsplatz und damit einhergehend an die Technologie gestellt werden. Die Analysen werden immer unter Einbeziehung der Mitarbeiter durchgeführt, in Gesprächen, Interviews oder Workshops.
Währen der Scoping Phase werden Use Cases identifiziert und Thesen für die nächste Phase abgeleitet. Auf diese Weise kann eine MVP-Phase (MVP = Minimum Viable Product) vorbereitet werden, in der die Use Cases erprobt werden können. Die Phase schließt mit einer Ergebnispräsentation.
2) Discovery Phase – das Herzstück
Das Herzstück der Lean Workplace Methode ist die Discovery Phase, in der verschiedene Pilotprojekte oder MVPs (MVP = Minimum Viable Product) durchgeführt werden. Eines der wichtigsten Methoden-Merkmale zeigt sich auch in der Discovery Phase: die aktive Mitwirkung der Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter arbeiten in Pilotgruppen, um den digitalen Arbeitsplatz für die ausgewählten Projekte zu testen. Dabei werden sie intensiv betreut und geben im Anschluss Feedback. Dieses wird ausgewertet und man trifft eine Entscheidung für die Fortsetzung des Projektes.
3) Design Phase
Der große Vorteil beider Phasen (Scoping und Discovery) liegt in der kurzen Zeit: Bereits in wenigen Wochen sind sie umgesetzt und die Ergebnisse werden nicht, wie früher üblich, erst nach langen (meist einjährigen) Konzeptphasen sichtbar.
Nun wird das Pilotprojekt oder das MVP in ein produktives System skaliert (z. B. durch Integration von Drittsystemen mittels Schnittstellen, Erarbeitung Rechte und Rollen) und die Ergebnisse der vorherigen Phasen können genutzt werden. Je nachdem wie gut die Mitarbeiter mit der Technologie zurechtgekommen sind, ergeben sich verschiedene Maßnahmen:
- Ableitung verschiedener Enabling- und Kommunikationsmaßnahmen
- Erarbeitung von Rolloutmaßnahmen
- Erarbeitung von KPI-Frameworks zur kontinuierlichen Auswertung der Nutzung und Akzeptanz
4) Learning & Growth Phase
Der digitale Arbeitsplatz ist da. In der vierten Phase, der Learning & Growth Phase, beginnt die eigentliche Arbeit. Sie orientiert sich am Dreiklang aus Toolset, Mindset und Skillset:
- Toolset: Weiterentwicklung der Technologie (Neue Features)
- Skillset: Onboarding neuer Mitarbeiter und Befähigung der Mitarbeiter hinsichtlich neuer Features
- Mindset: kontinuierlich begleitende Maßnahmen (online und offline) zu Verankerung der gewünschten Unternehmenskultur
Die Learning & Growth Phase zeigt, wie sich die neuen Strukturen und Tools in der Praxis bewähren. Auch hier wird wieder Mitarbeiter Feedback abgefragt, um weitere Barrieren und Verbesserungspotential zu erkennen. Design, Learning und Growth – Der digitale Arbeitsplatz entsteht in einem kontinuierlichen Prozess, der immer weiter durchlaufen wird.
Digital Workplace: Im ständigen Wandel
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Tipps in der Umsetzung einer Digitalstrategie
- Mitarbeiter ins Zentrum stellen:
Was brauchen sie? Wie können sie den Prozess mitgestalten? Ihre Mitarbeiter sind schließlich diejenigen, die mit den neuen Technologien in der neuen Arbeitswelt umgehen müssen. - Angenehme Auslastung:
Achten Sie darauf, Mitarbeiter nicht durch zu viele Arbeiten zu überlasten. Wenn neue Aufgaben hinzukommen, müssen alte Aufgaben entfallen. - Stimmungen wahrnehmen:
Wie ist die Stimmung der Mitarbeiter in Bezug auf die Digitalisierung. Suchen Sie frühzeitig das Gespräch. - Mitarbeitermotivation:
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Motivation und Sinnhaftigkeit der Arbeit nicht mehr wegzudenken. - Heterogenes Digitalisierungsteam:
Stellen Sie das Team mit Mitarbeiter aus allen Bereichen zusammen. - Workshops:
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein und geben Sie Ihnen mehr Eigenverantwortung - Teilstrategien steuern:
Eigene Digitalisierungsmaßnahmen der Bereiche selbst sollten mit der Geschäftsführung und dem CDO abgesprochen werden. Die Erfahrung mit den eigenen Prozessen können in die Digitalisierungsstrategie des gesamten Unternehmens einfließen. - Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
Wie haben andere Abteilungen den Digitalisierungsprozess umgesetzt? Was kann man sich abschauen?
Fazit: Digitale Arbeitsplätze gemeinsam umsetzen
Digitale Arbeitsplätze kreieren einen neuen Arbeitsalltag, der die Flexibilität und die Produktivität von Mitarbeitern erhöht. Es entstehen schnelle und agile Wege der Kommunikation und eine neue Zusammenarbeit, die einen kontinuierlichen Prozess durchläuft und sich immer wieder wandelt.
Ein Unternehmen verinnerlicht den New Work-Gedanken am besten, wenn rechtzeitig ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen werden kann, warum digitale Arbeitsplätze das Unternehmen voranbringen werden. Stellen Sie den Faktor Mensch an erste Stelle! Auf diese Weise können Sie die digitale Transformation gemeinsam schaffen, konsequent leben und stetig weiterentwickeln.
Digitale Transformation: So gelingt der sichere Einstieg
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Unsere Erfahrungen in der digitalen Welt sind vielseitig und ständig im Wandel – genau das liebe ich! Unternehmen versuchen mit den Technologie-Entwicklungen Schritt zu halten und sind immer wieder herausgefordert ihre Kunden sowie Mitarbeitende zu binden. Als Marketing Specialist möchte ich hier im Blog zeigen, wie Digital Experience ganzheitlich umgesetzt werden kann.
