Die Pandemie stellte die Telekom MMS in den vergangenen Monaten vor eine Menge neuer Herausforderungen, die es zu meistern galt. Besonders die Eventabteilung musste sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. Doch wie organisiert man spannende, interessante und aufregende Veranstaltungen in einer Zeit, in der von heute auf morgen keine physischen Treffen mehr möglich sind? Dafür haben wir Kathrin Horn und Livia Czernohorsky, nach ihren Erfahrungen aus den letzten Monaten gefragt. Kathrin ist Fachteamlead Eventmarketing und Livia organisiert als hauptverantwortliche Projektleiterin das Digital Life Camp und zusammen geben sie uns einen Einblick in die Eventplanung während einer Pandemie.
Beruflich kommend von der Hotellerie mit einem Doppel-Abschluss als Diplom Betriebswirtin (FH) und BA (Hons) in International Hospitality Management arbeitet Kathrin Horn seit über 10 Jahren im Marketing der Telekom MMS (ehem. T-Systems MMS). Aktuell verantwortet sie als Fachteamlead die übergreifenden Eventmarketing Maßnahmen und bringt ihre Erfahrung als Projektleiterin ein.
Kathrin, wenn du heute ein paar Monate zurück zum Anfang der Pandemie 2020 schaust, wie muss man sich das vorstellen, wenn mitten in der Planung der nächsten Veranstaltung gesagt wird, dass vorerst alle Treffen in Präsenz untersagt sind?
Kathrin: Das hat uns erstmal kalt erwischt. Anfangs haben wir dann im Wochen-Rhythmus Events und Beteiligungen an Veranstaltungen absagen müssen, weil ja nicht klar war, wie lange dieses Versammlungsverbot bestehen bleibt. Erst im zweiten Quartal wurde uns endgültig klar, dass wir die restliche Jahresplanung streichen können. Man muss dazu sagen, dass wir uns parallel dazu bereits umorientiert haben. Wir hatten digitale Formate schon länger auf dem Schirm und veranstalteten zum Beispiel schon seit mehreren Jahren eigene Webinare (Digital Hour). Doch erst aufgrund von Corona sind wir gezwungen worden, diese Art von Event auch wirklich ernsthaft im größeren Stil auszuprobieren. Gestartet sind wir 2020 dann schon im März mit einer Beteiligung an einer digitalen Veranstaltung, der DiMitEx, einer virtuellen Kongress-Messe für Digitalisierung im Mittelstand. Das lief so gut, dass wir 2021 zwei Mal teilgenommen haben und das auch für nächstes Jahr einplanen.
Dass die Telekom MMS in diesem Bereich so breit aufgestellt und der Zeit somit bereits etwas voraus war, hat für euch wahrscheinlich auch die Startschwierigkeiten gelindert. Aber die Eventplanung lässt sich ja trotzdem nicht einfach von heute auf morgen komplett umstülpen. Kannst du darauf eingehen, wie sich die Eventplanung dann über die letzten Monate hinweg entwickelte?
Kathrin: Wir mussten uns komplett neu erfinden. Die meisten unserer Fähigkeiten und Kompetenzen lagen im Bereich der physischen Events. Unsere Lernkurve ging also steil nach oben, da wir uns in alle (vor allem technischen) Details von digitalen Formaten einarbeiten mussten. Auch das sind wir schnell angegangen, weil die NewCon im September 2020 unser erstes eigenes digitales Format war, welches auf unserer neu geschaffenen Eventplattform stattfand.
Wir befinden uns gerade auf dem besten Weg aus der Pandemie heraus, daher ist es vielleicht auch einmal Zeit in die Zukunft zu blicken. Die Telekom MMS hat über die vergangenen Monate viel dazugelernt, kannst du mir sagen, was ihr konkret aus der Pandemie für zukünftige Events mitnehmen könnt?
Kathrin: Zukünftig müssen Veranstaltungen flexibler gestaltet werden, so dass man schneller auf Veränderungen reagieren kann und ggf. von einem physischen Format auf ein digitales Format umschwenken kann. Digitale und physische Veranstaltungen besitzen dabei einen unterschiedlichen Charakter; dieses Wissen muss bei der Gestaltung mit einfließen. Hybride Events, d.h. Veranstaltungen mit einem digitalen und einem physischen Teil, bergen eine Menge kreatives Potential, sind aber so aufwändig zu organisieren wie zwei individuelle Events. Des Weiteren kosten digitale und hybride Events mindestens genauso viel wie physische Events, wenn nicht sogar mehr und sind in der Organisation meist komplexer.
Am 16. September fand wieder unser alljährliches internes Camp statt. Das Digital Life Camp (DLC) ist eine interaktive Innovationskonferenz in der Telekom MMS. Ein erfolgreiches und darum ebenso bekanntes Event welches dieses Jahr schon zum 13. Mal ausgetragen wurde. Wir möchten diesen Anlass nutzen um mit der Hauptorganisatorin, Livia Czernohorsky, über die veränderten Gegebenheiten in der Planung des DLCs zu reden.
Als Diplomingenieur für Medientechnik liegt Livia Czernohorsky am Herzen, digitale Anwendungen für den Nutzer so einfach und begeisternd wie möglich zu gestalten. In ihrer Rolle als People Experience Consultant arbeitet sie seit 5 Jahren in der Telekom MMS in unterschiedlichsten Kundenprojekten als Vordenker und Konzeptionist für Software-Innovationen. Seit 2019 organisiert Livia Czernohorsky außerdem hauptverantwortlich Innovationsbarcamps und große Firmenevents – digital, hybrid und live.
Nachdem Kathrin von ihren Erfahrungen berichtet hat, interessieren uns nun auch deine Erkenntnisse und Erfahrungen rund um das Digital Life Camp. Doch zuallererst: Was ist denn das DLC? Seit wann gibt es das Event und seit wann findet es nun online statt?
Livia: Das Digital Life Camp ist DAS Innovationsbarcamp der Telekom MMS und seit 13 Jahren ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Es ist eine interaktive Innovationskonferenz zu der auch immer Kunden eingeladen werden. Das Herzstück sind die Sessions von Mitarbeitenden für Mitarbeitende. Auf Grund der Coronapandemie fand das DLC schon das zweite Mal online statt, weil wir uns natürlich noch nicht alle live treffen konnten.
Hast du denn vor dem DLC auch andere (nicht digitale) Events geplant und organisiert?
Livia: Das erste DLC habe ich 2019 geplant und organisiert. Davor habe ich keine Firmenevents gestaltet, sondern nur private Feiern.
Du sagtest gerade das Digital Life Camp 2021 wurde dieses Jahr schon zum 13. Mal in Folge auf die Beine gestellt. Wie oft warst du denn bereits dabei und wie lange organisierst du dann jetzt schon das DLC?
Livia: Mein erstes DLC habe ich 2016 erlebt. Ich war neu in der Telekom MMS und völlig begeistert von diesem Format. Gerade weil es jedem Mitarbeitenden die Chance bietet, sich einen ganzen Tag lang zu treffen, zu vernetzen und miteinander Spaß zu haben. Vor drei Jahren wurde dann ein/e Projektleiter*in für das DLC gesucht. Darauf habe ich mich mit einem hybriden Konzept beworben und mein Chef, Ulf Kossol, gab mir die Chance einer Jobrotation ins Corporate Change Team. Dadurch durfte ich dann das 11. Digital Life Camp organisieren.
Welche Unterschiede machen sich in der Organisation vor der Pandemie zum DLC diesen Jahres bemerkbar? Auf was musstest du bei der Planung besonders achten?
Livia: Man darf bei einer digitalen Veranstaltung nie aus dem Fokus verlieren, dass deine Zuschauer nicht vor Ort sind, sondern einfach wie jeden Tag vorm Rechner hocken. Du fragst dich also bei allen Ideen: möchte das der*die MMSler*in zu Hause erleben? Mitmachen? Haben?
Die Organisation des Camps erfolgt dann größtenteils am Rechner. Als ich das erste Mal 2019 das DLC gestaltet habe, bin ich oft ins Hygienemuseum gefahren und habe dort mit Leuten vor Ort abgestimmt, was wo wie aufgebaut wird, wo Loungemöbel hinkommen und was man den Teilnehmenden noch alles Gutes tun kann, um einen schönen gemeinsamen Tag zu haben.
Letztes und dieses Jahr ging es dann eher darum, die Traditionen in den digitalen Raum zu verlagern – z.B. die Speedführung im Hygienemuseum oder das traditionelle gemeinsame Frühstück. Und vor allem fragt man sich: Wie hältst Du die Leute vorm Laptop. Was kann man alles tun, damit jemand einschaltet. Das ist am Ende gar nicht so leicht, weil es wiederrum verdammt leicht ist, den Rechner zu Hause einfach zuzuklappen 😉
Was nimmst du aus der Pandemiezeit für die zukünftigen Events oder auch für dich persönlich mit?
Livia: Wir können und müssen allen die Möglichkeit geben, dabei zu sein. Wir werden alle Möglichkeiten nutzen, um sowohl digitale Sessions von Leuten am Standort als auch LIVE Sessions vor Ort anzubieten. Und jede*r kann egal von wo einschalten und mitmachen. Das wird nicht nur groß, es wird riesig! Weil es sich für ALLE richtig gut anfühlen und keiner entnervt das Handtuch werfen soll. Diese Herausforderung find ich persönlich total gut und der stelle ich mich gern 2022.
Jeder im Unternehmen erlebt den Einfluss der Digitalisierung auf unseren (Berufs)-Alltag und die Unternehmenskultur anders. Übergreifende Teams, welche sich auch außerhalb des Codes verstehen, sind mein Ziel. Nur im Miteinander gelingt der digitale Wandel, weswegen ich mich auch für die Themen Nachhaltigkeit und Diversity engagiere, um das Bewusstsein sowie die stetige Weiterentwicklung zu fördern.
