Was sind PIM- und MDM-Systeme und worin liegt der Unterschied?

Durch die Etablierung des Internets sind neben den klassischen Printmedien (beispielsweise Kataloge und Flyer) nach und nach weitere Ausgabekanäle für Unternehmensdaten hinzugekommen, wie beispielsweise Web, E-Commerce, Marktplätze und Social Media. Viele Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, dass immer mehr Produktdaten in immer kürzerer Zeit gepflegt werden müssen und gleichzeitig immer mehr Ausgabekanäle bespielt werden sollen.

Um diese Herausforderung zu meistern, gibt es mit PIM- und MDM-Systemen Lösungen, die Unternehmen helfen, Daten zu verwalten und zu organisieren. Unabhängig davon, für welches System sich Unternehmen entscheiden, sollte die jeweilige Lösung vor allem eines tun: Daten medienneutral verwalten, in den richtigen Kontext bringen und eine verlässliche, transparente Datenzentrale sein, damit die Organisation die Daten sinnvoll nutzen kann.

Was sind also Anwendungsfälle von PIM- und MDM-Systemen und wo liegen die Unterschiede? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede es zwischen den beiden gibt und wie Sie bewerten können, welches der beiden Tools für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

PIM – Fokus auf Produktinformationen

PIM steht für Product Information Management und bezeichnet Systeme, mit denen sich Produktinformationen verwalten lassen. Ein PIM hat dabei einen Commerce-Fokus und verwaltet vor allem marketingrelevante Informationen, wie beispielsweise Marketingtexte, Artikelnummern, kaufmännische Merkmale oder Logistikdaten. In einem PIM-System lassen sich alle vermarktungsrelevanten Produktinformationen an einem zentralen Ort medienneutral konsolidieren und konsistent, transparent und verfügbar ablegen.

MDM – Verwaltung der Backend-Daten

MDM steht für zwei verschiedene Begriffe, die eng miteinander verwandt sind und dadurch gelegentlich verwechselt werden. Der Begriff Master Data Management, bedeutet Stammdatenmanagement und bezeichnet den Prozess der Verwaltung von Stammdaten. Alternativ steht MDM für Multi Domain Management und bezieht sich dabei auf Systeme, mit denen man Daten verschiedenster Art aus einer Vielzahl von Systemen sammeln, standardisieren und umwandeln kann. Namensgebend ist dabei die Eigenschaft, Daten aus einer Menge von unterschiedlichen Domänen eines Unternehmens (Produkte, Standorte, Mitarbeiter, …) zu berücksichtigen. Im Prinzip bezeichnet das eine den Prozess und das andere das System für die gleiche Zielstellung: Stammdaten aus unterschiedlichen Domänen zu verwalten.

Vergleicht man die beiden Begriffe, wird schnell deutlich, dass PIM ein Teil von MDM sein kann, denn letztlich sind Produkte aus MDM-Sicht eine von vielen Domänen. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch für eine eigenständige PIM-Lösung, da sie oft eine bessere und schnellere Option ist, wenn es darum geht, Produktbeschreibungen über mehrere Kanäle zu verteilen. Um die beiden Optionen noch besser unterscheiden zu können, sollte man zunächst die Unterschiede beleuchten.

Unterschiede zwischen PIM und MDM-Lösungen

Die Unterschiede zwischen PIM und MDM werden sehr schnell an den jeweiligen Anwendungsfällen bzw. Zielstellungen deutlich.

Wann entscheide ich mich für PIM und wann für MDM?

Sie benötigen konsistente Produktinhalte für das Omnichannel-Marketing? Dann spricht einiges für ein PIM. Die folgenden Themen können Sie mit einem Product Information Management System abdecken:

• Integration von Produktinformationen und Marketinginformationen in einer medienunabhängigen Datenzentrale
• Organisation und Aufbereitung von Produktinformationen (wie beispielsweise Marketingtexte, Bilder, Dokumente, Zertifikate)
• Pflegen von Produktdaten, unterstützt durch Workflows und Regeln
• Verbinden von einzelnen Prozessen und getrennten Organisationseinheiten zu einem nahtlosen Geschäftsprozess

Sie benötigen eine Lösung, um zusätzlich zu den Produktdaten noch Daten aus anderen Domänen zu verwalten? Dann spricht einiges für MDM:

• Verwalten von Daten, die keinen Bezug zu Produkten haben oder diese ergänzen
• Zusammenführen und organisieren von allen relevanten Backend-Daten
• Verfeinern von Stammdaten, um Informationen aus mehreren Quellen in einem konsistenten und aktuellen Datenpunkt zu bündeln
• Verwalten von Daten und Beziehungen, die innerhalb der Stammdaten bestehen

Im Wesentlichen gibt es somit zwei Unterschiede zwischen einem PIM und einem MDM. Zum einen unterscheiden sich die beiden deutlich beim Datenumfang, zum anderen bei der Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens.

Während sich das PIM-System auf die marketingrelevanten Produktinformationen fokussiert, umfasst ein MDM eine Vielzahl von Domänen und wird dadurch fast zwangsläufig deutlich mehr Daten verwalten. Dadurch ist oftmals auch die Verantwortung für das jeweilige Tool innerhalb der Organisation unterschiedlich festgelegt. Während ein PIM-System aufgrund seiner Fokussierung oftmals beim Marketing verortet wird, liegt die Verantwortlichkeit für ein MDM-System in der Regel bei der IT.

Nicht alles ist unterschiedlich – Gemeinsamkeiten von PIM und MDM

PIM und MDM haben allerdings auch eine Vielzahl von Gemeinsamkeiten. Bei beiden ist der grundlegende Gedanke, dass es für die jeweiligen Daten fortan nur noch eine singuläre Stelle gibt, an der diese Daten verwaltet werden. Dadurch ist es möglich, jederzeit auf aktuelle, konsistente und korrekte Daten zuzugreifen. Bei beiden Systemen gibt es in der Regel Unterstützung durch Workflows, Geschäftsregeln, definierte Regeln bzgl. der Datenqualität, ein Rollen- und Berechtigungskonzept sowie APIs zur Anbindung der relevanten Umsysteme.

Welche positiven Effekte Sie von einer Einführung erwarten können

Die positiven Folgen einer PIM- oder MDM-Einführung werden unserer Erfahrung nach regelmäßig unterschätzt. Dadurch, dass Daten durch die Einführung strukturiert und zentralisiert werden, sind diese fortan jederzeit aktuell, konsistent und oftmals überhaupt erst einmal verfügbar. Dadurch werden oft im ersten Schritt sehr schnell positive Effekte im operativen Geschäft sichtbar. Für viele Unternehmen sind diese Verbesserungen auch der initiale Antrieb, sich mit der Einführung einer PIM- oder MDM-Lösung zu beschäftigen. Darüber hinaus gibt es jedoch oftmals noch zwei weitere Effekte, die vielen Organisationen zunächst nicht bewusst sind.

So wird im zweiten Schritt oftmals noch ein weiterer, ebenfalls sehr wichtiger Effekt spürbar: Aufgrund der Verfügbarkeit der Daten werden Unternehmen insgesamt schneller. Das bezieht sich zum einen auf einen beschleunigten Prozess der Produktdatenverwaltung, zum anderen aber auch auf viele andere Themen, wie beispielsweise Time-to-Market. Unternehmen sind in der Lage, viel schneller auf Marktanforderungen zu reagieren.

Anschließend gibt es noch einen dritten Effekt: die Verbesserung des Geschäftsmodells. Viele Organisationen können durch die Verwendung einer PIM- oder MDM-Lösung ganz neue Erkenntnisse gewinnen. Daten werden ganz anders verwendet als zuvor, Geschäftsentscheidungen deutlich häufiger datenbasiert getroffen. Klarheit in den Daten führt so zu Klarheit bei Entscheidungen.

Die Einführung einer PIM- oder MDM-Lösung ist jedoch kein Selbstzweck: Hauptfokus ist und bleibt die Customer Experience. Im Kontext von PIM spricht man daher auch vom Product Experience Management (PXM). PIM- und MDM-Systeme sind für Unternehmen der Schlüssel, Kunden zu begeistern.

Wie wir Sie unterstützen können

Wenn Sie Ihren Kunden erstklassige Kundenerlebnisse bieten wollen, sind konsistente und korrekte Daten eine absolute Grundvoraussetzung. Die Einführung einer PIM- oder MDM-Lösung ist die Grundlage und gleichzeitig der erste Schritt für eine ausgezeichnete Customer Experience. Sie verändert nicht nur, wie Sie über Ihre Daten, sondern auch, wie Sie über Ihr Geschäftsmodell denken.

Wenn Sie wissen wollen, ob Ihnen eine PIM- oder MDM-Lösung weiterhelfen kann, um Ihre Kunden zu begeistern, kontaktieren Sie uns gern. Unsere erfahrenen Consultants können Sie nicht nur bei der Auswahl des richtigen Tools unterstützen, sondern helfen Ihnen auch dabei, die Customer Experience Ihrer Kunden insgesamt zu verbessern.