Bis 2022 müssen alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung auch digital angeboten werden. Das ist die Kernaussage des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Markus Naaf, Senior Expert Smart City und E-Government bei T-Systems International, sieht für die erfolgreiche Umsetzung des OZG jedoch einige wichtige Voraussetzungen.
Die grundlegenden Fragen rund um E-Government und Onlinezugang
Was ist das Onlinezugangsgesetz (OZG)?
Das Onlinezugangsgesetz (Langform: Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen) verpflichtet Bund und Länder, alle geeigneten Verwaltungsprozesse auch online zugänglich zu machen. Dadurch sollen Behördengänge für Personen und Unternehmen erleichtert und digitalisiert werden. Ziel ist es, die Leistungen über Onlineportale digital zugänglich zu machen und über Bund und Länder hinweg zu einem gemeinsamen Portalverbund zusammenzuschließen.
Gilt das Onlinezugangsgesetz auch für Kommunen?
Die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland soll durch die Zusammenarbeit zwischen Bund, den 16 Bundesländern und den rund 11.000 Kommunen gelingen. Folglich gilt das Onlinezugangsgesetz auch für Kommunen. Grundlage ist der OZG Umsetzungskatalog, der 575 Verwaltungsleistungen aus verschiedenen Bereichen umfasst und sich besonders bürgernah an der Lebensrealität der Menschen orientieren soll.
Bis wann muss der OZG Umsetzungskatalog erfüllt sein?
Das Onlinezugangsgesetz wurde im August 2017 verabschiedet und legt fest, dass die Umsetzung innerhalb von fünf Jahren erfolgen muss. Die Einführung der elektronischen Abwicklung zahlreicher Verwaltungsangelegenheiten muss also bis Ende 2022 durchgeführt sein.
Ermöglicht das OZG eine E-Government?
So sieht unser Experte das Gesetz
Das Onlinezugangsgesetz ist der dritte Versuch der Bundesregierung, die Digitalisierung voranzutreiben und durch die Fristsetzung bis zum Jahr 2022 Handlungsdruck aufzubauen. Das OZG soll Bürgern und Gewerbetreibenden ermöglichen, Anträge aller Art auch online mit ihren Daten ausfüllen und abgeben zu können, ohne dafür lange Wartezeiten in Ämtern und Behörden in Kauf nehmen zu müssen. Ein großer Fortschritt, wie die meisten Menschen nun denken mögen. Doch für Markus Naaf, Senior Expert Smart City und E-Government bei T-Systems International, ist dieses Gesetz nicht in aller Konsequenz zu Ende gedacht.
„So wie dieses Gesetz formuliert ist, gewinnt bei wörtlicher Umsetzung niemand, da im Hintergrund immer noch die alten analogen Prozesse ablaufen können“, erklärt Markus Naaf. Das Onlinezugangsgesetz schreibt nur vor, dass die Antragsprozesse für Bürger und Gewerbetreibende digital bzw. online zur Verfügung stehen müssen, jedoch nicht, dass auch die dahinterliegende Prozesskette durchgängig digitalisiert werden muss. Die Bearbeitung der Anträge dauert so nach wie vor lange, die Erwartungshaltung der Bürger ist aber nun durch die vermeintlich digitale Abwicklungeine andere. So kommt es zur Enttäuschung von Antragstellern, da die Bearbeitung ihrer digital eingereichten Formalia durch das analoge Verwaltungshandeln weiterhin lange dauert. Zudem läuft ein Antrag selten nur durch ein Amt, da häufig eine Vielzahl verschiedener Ämter an den Prozessen beteiligt ist. Auf Papier gedruckt, wandern Anträge dann meist per Post von einem Amt zum anderen. Nach wie vor ist also Akten schleppen angesagt.
Digitalisiert Euch!
Wie wird das OZG umgesetzt?
Die Empfehlung von Markus Naaf an Behörden ist deshalb: Fangt bitte intern mit der Digitalisierung an! Denn was häufig vergessen wird, ist die Tatsache, dass die Anzahl verwaltungsinterner Prozesse deutlich höher ist, als die von außen sichtbaren Antragsprozesse. Während der OZG Leistungskatalog der Behörden 575 Leistungen umfasst, also Antragsprozesse wie An- und Abmeldungen von Gewerben, PKWs, Wohnsitzen etc., ist die Zahl der verwaltungsinternen Prozesse laut Markus Naaf rund zehn Mal höher. Diese teils langatmigen, analogen Prozesse sollten zuerst digitalisiert werden, wenn das Onlinezugangsgesetz sinnvoll und effizient umgesetzt werden soll. Sind interne Prozesse und Verfahren nicht durchgängig digitalisiert, bringt das OZG keinen großen Nutzen für Mitarbeiter oder Antragsteller.
Wird die Digitalisierung von innen heraus angegangen, dann hat das OZG großes Potenzial:
- Es ermöglicht in der Verwaltung ein attraktives Arbeitsumfeld durch Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und mehr, wodurch auch dem Fachkräftemangel effektiv entgegengesteuert werden kann.
- Auch für die Behörden selbst bringt diese Herangehensweise Vorteile, schließlich sind sie mit immer neuen Herausforderungen konfrontiert, die analog nicht mehr bewältigt werden können.
- Natürlich nützt eine ganzheitliche Digitalisierung auch den Antragstellern, die dann nicht nur ihre Anträge online stellen können, sondern auch mit einer deutlich schnelleren Bearbeitung und Fertigstellung rechnen können.
„Die Digitalisierung in Behörden ist mehr ein großes Change-Management-Projekt, als ein überwiegendes IT-Projekt.“
Markus Naaf, Senior Expert Smart City und E-Government bei T-Systems International
BEI DER OZG UMSETZUNG SIND DIE WORKFLOWS ENTSCHEIDEND
Ermöglicht wird die Verwaltungsmodernisierung hauptsächlich durch eine Verbesserung der ämterübergreifenden Workflows. Die Denkweise in Behörden entspricht häufig noch einem Denken in Silos. Dieses Silodenken aufzubrechen und die Digitalisierung über Ämter- und Silogrenzen hinweg zu orchestrieren, ist ein Anliegen der T-Systems, die Behörden dahingehend berät und begleitet. Dabei bedient die T-Systems sich der bereits auf dem Markt existierenden Plattformen und Lösungskomponenten aus dem kommunalen Umfeld und verknüpft diese über Ämter und Bereiche hinweg miteinander. Insbesondere bietet sich die Chance, im Rahmen der Digitalisierungsprojekte nicht einfach die bisherigen analogen Abläufe eins-zu-eins in die digitale Welt zu transformieren, sondern Prozesse zu optimieren, mit Hilfe der digitalen Technologien intelligent zu vernetzen und teilweise zu automatisieren.
Die Digitalisierung in Behörden ist mehr ein großes Change-Management-Projekt, als ein überwiegendes IT-Projekt“, sagt Markus Naaf. Die Veränderung der Denkweise und das richtige Mindset haben hierbei einen höheren Stellenwert als die reine Digitalisierung der Antragseingänge. Diese Erkenntnis hat die T-Systems auch durch häufiges Zuhören und Gespräche mit betroffenen Akteuren erlangt. „Wir haben so ein tieferes Verständnis für den Markt, dessen Bedürfnisse und Anforderungen erhalten“, erklärt Markus Naaf. Sind Behörden nur an der gesetzeskonformen OZG Umsetzung interessiert, ohne die internen Prozesse zu digitalisieren, greift dieses Gesetz zu kurz und wird zu Enttäuschungen führen. Daher sollte das OZG nun zum Anlass genommen werden, um ämterübergreifende Prozessketten zu digitalisieren und das richtige digitale Mindset in der Behörde zu etablieren.
d-NRW macht vor, wie Verwaltungsprozesse mit E-Government optimiert werden können:
> Referenz „d-NRW und das Bauportal.NRW“
Unsere Erfahrungen in der digitalen Welt sind vielseitig und ständig im Wandel – genau das liebe ich! Unternehmen versuchen mit den Technologie-Entwicklungen Schritt zu halten und sind immer wieder herausgefordert ihre Kunden sowie Mitarbeitende zu binden. Als Marketing Specialist möchte ich hier im Blog zeigen, wie Digital Experience ganzheitlich umgesetzt werden kann.
