„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige die am besten auf Veränderungen reagiert.“
– Charles Darwin
Die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit, auf die Unternehmen reagieren müssen. Häufig wird allerdings gerade die Bedeutung des Angebotsprozesses unterschätzt. Das zeigt sich daran, dass nach wie vor lediglich auf ein „Go“ vom Kunden hingearbeitet wird. Der darauffolgenden Angebotsabwicklung misst man wenig Bedeutung bei.
Diese Denkweise ist der Grund, warum selbst in Zeiten von New Work und Industrie 4.0 noch immer Angebote händisch zusammengeschrieben, Bilder manuell eingefügt und Rabatte sowie Mehrwertdienste aus Excel-Listen übernommen werden. Dabei sollten Unternehmen die Digitalisierung gerade bei der Angebotserstellung nicht vernachlässigen, da dieser essenziell für den Geschäftsabschluss ist. Mit einer CPQ-Software sind viele Herausforderungen des Vertriebs, wie eine verzögerte und fehleranfällige Angebotserstellung, endlich Geschichte. Auch eine langwierige Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter kann dank CPQ deutlich vereinfacht werden. Unternehmen sollten die Erwartungen von Kunden in Bezug auf eine schelle, fehlerfreie Angebotsabwicklung für eine optimale Customer Experience auf dem Schirm haben. Wenn Sie also beginnen, Ihre Lead- und Opportunity-Pflege zu digitalisieren, sollten Sie auch den Angebotsprozess nicht außen vorlassen, sondern direkt mitdigitalisieren.
Was ist eigentlich CPQ?
CPQ steht für Configure, Price und Quote:
Das Zusammenspiel aus einer sauberen Konfiguration, einer automatisierten Bepreisung und der einfachen Erstellung von Angebotsdokumenten macht CPQ auch für weitere Unternehmensbereiche neben dem Vertrieb interessant. Das Automatisierungspotential lässt sich z.B. auch auf Wartungsverträge oder Fertigungsaufträge übertragen, die dank CPQ schnell und maßgeschneidert zusammengestellt werden können.
Die Nutzung von CPQ-Lösungen bietet sich überall da an, wo eine Konfiguration benötigt wird – sei es für Produkte, Verträge oder Fertigungsaufträge.
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Welche Herausforderungen muss der Vertrieb meistern?
Besuchen wir die Vertriebsabteilung eines Herstellers von Druckmaschinen. Hier arbeitet Ulrike Schröder und stellt Angebote über die verschiedenen Maschinen zusammen. Viele der Druckmaschinen sind standardisiert und lassen sich über einen Webshop vertreiben, andere werden individuell produziert. Im Unternehmen wird mit vielen Systemen gearbeitet und auch Excel-Listen sind im Umlauf, in denen Vorgaben, Typenbeschreibungen und Konfigurationen dokumentiert sind.
Bei der Konfiguration eines neuen Angebots prüft Frau Schröder zunächst, welche Teile der Druckmaschine miteinander kombiniert werden können und welches Zubehör sie anbieten kann. Sie muss den Überblick über die vielen Produktkonfigurationsvarianten und ihren unterschiedlichen Preisen behalten. Das Angebot für Kunden stellt sie zum Großteil manuell aus den verschiedenen Quellen zusammen, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Für Rabatte und Margen hat sie unterschiedliche Vorgaben, die in Excel-Listen festgehalten sind und zum Teil Genehmigungen durch ihren Teamleiter brauchen. Auch das kostet Zeit, da der Teamleiter nicht immer zeitnah auf ihre E-Mails reagiert. So kann es durchaus vorkommen, dass ein Angebot einige Tage oder Wochen liegen bleibt, bis Frau Schröder die finale Freigabe erhält.
Hinzu kommt, dass die Produktkonfiguration der Maschinen sehr komplex ist und sich schnell Fehler einschleichen können. Das erfordert eine hohe Konzentration bei der Angebotserstellung und auch beim Versand des Angebots überprüft Frau Schröder lieber doppelt, ob sie die richtigen Datenblätter mitschickt. Das alles kostet Zeit.
Ist ein Angebot verschickt, das unterzeichnet werden soll, macht sich Frau Schröder eine Kalender-Notiz, damit sie den Kunden nach einer Frist erneut kontaktieren kann, falls bis dahin keine Reaktion auf das Angebot eingegangen ist. Trotz großer Sorgfalt unterlaufen ihr dabei manchmal Fehler, vor allem an stressigen Tagen und davon gibt es viele.
Welche Vorteile bieten CPQ-Lösungen?
Wie kann der Druckmaschinen-Hersteller die Herausforderungen im Vertrieb meistern? Das Unternehmen entscheidet sich für eine Lösung in Form einer CPQ-Software, doch welche eignet sich hier? Der Markt bietet einige Lösungen, die sich einerseits in Plattformlösungen, wie Salesforce CPQ oder SAP CPQ, und andererseits in Stand-Alone-Lösungen unterscheiden lassen. Da der Druckmaschinen-Hersteller bereits auf die Salesforce-Plattform setzt, hat sich das Unternehmen auch bei der Auswahl einer passenden CPQ-Software für Salesforce entschieden. So kann CPQ direkt in die Salesforce-Plattform integriert werden.
Diese Vorteile bietet CPQ:
- Einfache Konfiguration von Produkten mit komplexen Kombinationsmöglichkeiten
- Fehlerfreie Angebotserstellung durch Kompensierung der Daten in einem System
- Schnelligkeit sowohl in der Angebotsabwicklung als auch beim Angebotsversand
- Vereinfachtes Genehmigungsverfahren
- Automatische Ausgabe aller Verkaufs- und Fertigungsunterlagen
- Geringer Schulungsaufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter (auch dank einer hohen Benutzerfreundlichkeit)
- Möglichkeit der Implementierung eines Konfigurators in die Onlineportale von Händlern
- Möglichkeit einer Schnittstelle zum CRM-System
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CPQ-Produktkonfiguration mit großartiger Experience für Kunden und Mitarbeiter
Beim Druckmaschinenhersteller ist nun einige Zeit seit der Einführung verstrichen. Der CPQ-Ansatz hat sich im Unternehmen durchgesetzt. Werfen wir einen Blick auf die Arbeit mit der Software: Ulrike Schröder aus dem Vertrieb steht aktuell im Kontakt mit einem Kunden, der zwei Druckmaschinen kaufen möchte. Sie stellt für ihn ein Angebot zusammen – dank CPQ schnell und ohne Fehler. In der CPQ-Software übernimmt sie vorhandene Daten automatisch ins Angebot und startet die Konfiguration der Druckmaschinen.
Ein Gesprächsleitfaden führt Sie durch das Angebot.
Hat Sie alle Eingaben vorgenommen, werden ihr nun die in Frage kommenden Maschinen ausgespielt.
Frau Schröder wählt hieraus die Druckmaschine MAXX und konfiguriert die Maschinen für den Kunden. Dabei werden je nach Auswahl weiterführende Optionen ein- oder ausgeblendet. Wählt sie beispielsweise eine „Bogenanlage“ wird der „Riesentransport“ ausgeblendet, weil dieser nicht für die Bogenanlage verfügbar ist. Sie sehen: Dank CPQ können Fehlerquellen bei der Produktkonfiguration deutlich reduziert werden.
Passgenaue Rabatte & Margen im Angebotsprozess vergeben
Sehr fehleranfällig ist die Vergabe von Rabatten und Margen, doch auch hier ist die CPQ-Software eine perfekte Unterstützung. Frau Schröder lässt sich weiter durch die Angebotserstellung führen. Da sie die Druckmaschinen nach Frankreich verkauft, wählt sie das Land aus und schon werden automatisch alle Preise, Rabatte und Margen angepasst.
Auch der Genehmigungsprozess wird durch Salesforce CPQ deutlich vereinfacht. Frau Schröder möchte ihrem Kunden 15 % Rabatt geben und erhält vom System eine Warnung, dass der Rabatt erst genehmigt werden muss. Sie wirft einen Blick in die Details: „10 % Rabatt überschritten“. Außerdem sieht sie, dass ihre Teamleiterin den Rabatt genehmigen muss.
CPQ bietet allen Beteiligten größtmögliche Transparenz. Der Status des Angebots wechselt nun zu „Genehmigung“, wodurch das Angebot der Teamleiterin zugespielt wird. Diese stimmt der Genehmigung in dem Fall nicht zu, sondern beschließt, dass der Rabatt auf 10 % zurückgesetzt werden muss. Frau Schröder erhält darüber eine Benachrichtigung und korrigiert den Rabatt.
Workflow beim Versenden & Nachhalten des Angebots
Das Angebot ist fertig erstellt, wurde genehmigt und kann an den Kunden geschickt werden. Die CPQ-Software ermöglicht Frau Schröder einen Versand des Angebots direkt aus dem System heraus und in den E-Mail-Anhang werden automatisch weitere relevante Dokumente für den Kunden gelegt wie z.B. ein Datenblatt für die Druckmaschinen. Hier liegt ein Template zugrunde, das Frau Schröder die Arbeit abnimmt.
Sobald das Angebot verschickt ist, wird es vom CPQ „beobachtet“. Kommt drei Tage lang keine Rückmeldung, erfolgt der Versand einer Erinnerung an den Kunden. Nach fünf Tagen wird Frau Schröder eine Aufgabe erstellt mit der Aufforderung den Kunden zu kontaktieren. Auf diese Weise sollten verschickte Angebote nicht mehr „vergessen“ werden.
Dank CPQ-Lösungen können Vertriebler mehr Aufträge in beachtlicher Geschwindigkeit und mit fehlerfreier Angebotsabwicklung abschließen. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden profitieren durch den neuen Prozess durch die positive Erfahrung und so zahlt die CPQ-Software langfristig sogar auf die Brand Experience des Unternehmens ein.
Configure, Price & Quote: So gelingt die Einführung im Unternehmen
Wie kann eine CPQ-Software im Unternehmen eingeführt werden? Es empfiehlt sich ein Vorgehen nach dem Grundsatz „Think big, start small, move fast“. Wichtig ist vor allem, dass Sie das CPQ nicht im Vakuum testen, sondern direkt im Echt-Betrieb einsetzen, um die Funktionalität zu testen. Starten Sie mit einem „Minimal Viable Product“, der basalsten Version eines Produkts, und weiten Sie die CPQ-Software dann schrittweise auf weitere Bereiche aus.
- Schritt 1: Ziele definieren: Wer soll mit CPQ arbeiten (nur Mitarbeiter oder auch Kunden und Partner)? Welche Ziele hat das Unternehmen in Bezug auf Aufwand und Kosten?
- Schritt 2: Planung der Konfiguration: Welche Produkte haben Sie und welche Kombinationsmöglichkeiten bieten Sie? Machen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme und berücksichtigen Sie dabei auch Rabatte, Margen sowie Services und Support.
- Schritt 3: Konfigurationsmodell: Entwickeln Sie ein effizientesRegelwerk, das Ihnen dabei hilft, die Komplexität des Konfigurators zu reduzieren. Auch hierfür machen Unternehmen zunächst eine Bestandsaufnahme: Wie viele Anfragen gehen im Monat ein? Wie komplex sind diese? Wie hoch ist die Erfolgsquote eines Abschlusses?
- Schritt 4: IT-Architektur: Auf die theoretische Planung folgt die technische Umsetzung. Hierfür wird die IT-Architektur mit den nötigen Schnittstellen eingerichtet, damit CPQ beispielsweise mit der CRM-Lösung zusammenarbeiten kann.
CPQ-Checkliste: Wann bietet sich eine Angebotssoftware auch in Ihrem Unternehmen an?
Sie fragen sich nun, ob Sie selbst von einer datengetriebenen CPQ-Software profitieren können? Wir haben eine Checkliste für Sie zusammengestellt, mit der Sie Ihren Bedarf bestimmen können. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten, desto sinnvoller ist die Einführung von CPQ in Ihrem Unternehmen.
- Haben Sie komplexe Produkte mit vielen Variationsmöglichkeiten?
- Bieten Sie Zusatzleistungen an?
- Ist die Bepreisung der Produkte eine Herausforderung für Sie?
- Müssen Informationen zu Produktdetails, Rabatten, Margen und Mehrwertdiensten aus verschiedenen Systemen und Dokumenten zusammengetragen werden, weil es keine zentrale Wissensbasis gibt?
- Müssen Ihre Angebote ein Genehmigungsverfahren durchlaufen?
- Nutzen Sie bereits eine Plattformlösung wie Salesforce oder SAP für andere Unternehmensbereiche?
- Arbeiten Sie neue Vertriebsmitarbeiter aufwändig ein und suchen eine Möglichkeit, das Know-how zentral im Unternehmen zu verankern?
- Möchten Sie einen Konfigurator in Ihrem Onlineshop einbinden?
- Möchten Sie Ihren Händlern und Partnern eine Konfigurator-Implementierung in ihren jeweiligen Onlineportalen zur Verfügung stellen?
Wir sind Digitalisierungs-Experten aus Leidenschaft und vermitteln in unserem Blog einen Einblick in aktuelle Trends und Themen rund um Digitalisierung, neue Technologien und die Telekom MMS.
