Brauchen wir ein PIM System zum Betrieb des Onlineshops

Regelmäßig empfehlen wir Kunden, für die wir einen Onlineshop implementieren, zusätzlich noch ein sogenanntes “Product Information Management“-System, kurz PIM-System. Häufig kommt dabei die Frage auf, ob denn ein PIM-System wirklich für den Betrieb des Onlineshops benötigt wird. Daher soll an dieser Stelle beleuchtet werden, in welchen Fällen es sinnvoll ist, ein PIM-System zusätzlich zum Onlineshop zu implementieren und in welchen Fällen es nicht notwendig ist. Was ein PIM-System ist und welche positive Effekte dieses mit sich bringt lesen Sie in unserem früheren Artikel. 

Generell lässt sich sagen, dass aktuelle Onlineshops sehr gut darin sind, grundlegende Informationen über die angebotenen Produkte oder Services bereitzustellen: Produktbezeichnungen, Beschreibungen und Medien wie Bilder und Videos werden sehr gut von Onlineshops unterstützt, hierarchisch aufgebaute Produktkategorien unterstützen die Navigation. Ein Onlineshop, der im Wesentlichen auf diese Informationen beschränkt ist, wird in aller Regel auch ohne PIM-System sehr gut funktionieren.

Wann lohnt sich der Einsatz eines PIM-Systems?

1. Mehrere Touchpoints mit den Kunden

Steht der Onlineshop für sich und sind keine weiteren Vertriebskanäle vorhanden, wie etwa ein Printkatalog oder ein Online-Marktplatz, ist es oftmals völlig ausreichend, die Daten direkt im Onlineshop zu pflegen. Die aktuellen Lösungen bieten dafür in der Regel brauchbare Möglichkeiten.
Interessant wird es, wenn die Produktinformationen an mehreren Touchpoints mit dem Kunden verwendet werden sollen. Bei vielen Unternehmen spielt etwa das Thema Printkatalog nach wie vor eine große Rolle. Auch Marktplätze oder Distributoren müssen regelmäßig mit aktuellen Produktinformationen versorgt werden.

Wenn also die Produktinformationen in verschiedenen Vertriebskanälen verwendet werden sollen, bietet sich ein PIM-System an. Ein Onlineshop ist nicht dafür vorgesehen, Daten in verschiedene Systeme zu verteilen. Genau hier liegt aber eine der Stärken eines PIM-Systems. Für viele Lösungen gibt es Standardschnittstellen oder fertige Plugins, um das PIM-System an einen Marktplatz, einen Onlineshop oder eine Printlösung anzubinden oder die Daten in ein spezielles Datenformat zu exportieren.
Der entscheidende Vorteil ist dabei, dass das PIM-System als zentrale Lösung ganz automatisch dafür sorgt, dass die Informationen auch zentral und medienneutral verwaltet werden, dass sie konsistent sind und die Anforderungen des jeweiligen Vertriebskanals erfüllt werden. Nur so lässt sich letztlich vermeiden, dass es fehlerhafte Angaben gibt und beispielsweise im Printkatalog andere Informationen stehen als im Onlineshop.

2. Verwendung von Zusatzinformationen

Ein weiterer Anwendungsfall für ein PIM-System ist gegeben, wenn die oben genannten Standardinformationen im Onlineshop um weitere Informationen ergänzt werden sollen. Viele Onlineshops bieten hierfür Möglichkeiten an, Produkte zueinander in eine Beziehung zu setzen, um beispielsweise Nachfolgeprodukte zu kennzeichnen, Zubehör zu Produkten aufzulisten oder Produktempfehlungen auszusprechen („Kunden kauften auch“).
Aus Kundensicht sind jedoch auch oft weitere, sehr relevante Informationen denkbar, nur lassen sich diese nicht so leicht in einem Onlineshop abbilden. Beispiele wären etwa das Ausweisen von Allergenen bei einem Lebensmittelhersteller oder Stecker-Buchsen-Beziehungen in einem Onlineshop für Elektronikkomponenten.

Ein Onlineshop kennt in der Regel lediglich das Datenobjekt “Produkt”, in einem PIM-System lässt sich jedoch sehr gut hinterlegen, woraus diese Produkte bestehen. Das könnten dann klassische Komponenten bspw. im Maschinenbau oder eben auch Rezepturen im Lebensmittelbereich sein.
So ist es mit einem PIM-System sehr einfach möglich, beispielsweise bei Lebensmitteln die Zutaten mit den jeweiligen Eigenschaften der Bestandteile zu hinterlegen. Allergene müssten dann lediglich einmal zentral gepflegt und mit entsprechenden Hinweisen versehen werden. Das PIM-System „wüsste“ dann für jedes Produkt um die Zusammensetzung und könnte bei jedem einzelnen Produkt entsprechende Warnhinweise ausspielen, wenn diese aufgrund der Zutaten notwendig sind. Fehlerhafte Deklarationen lassen sich so nahezu ausschließen. Zusätzlich könnte die Information über die Bestandteile im Onlineshop genutzt werden, um beispielsweise Kunden mit Allergien entsprechende Suchfilter anzubieten („Suche vegetarische Produkte ohne Haselnüsse“).

Ein anderes Beispiel wäre das Definieren von Regeln, mit denen das PIM-System eines Herstellers für Elektronikkomponenten automatisch ermitteln kann, welche Stecker mit welchen Buchsen kompatibel sind. Interessenten könnten dann im Onlineshop sehen, welche Stecker und welche Buchsen kompatibel sind. Die Regeln könnten so beispielsweise die Form des Steckers berücksichtigen (USB-A oder USB-C?), prüfen, welche Spannung jeweils für den Betrieb notwendig ist und unterschiedliche Einsatzgebiete differenzieren (Ladekabel oder Audiokabel?).

Die Information über die Kompatibilität könnte mithilfe der Regeln jederzeit berechnet werden und wäre sofort bei Produktanlage verfügbar. Dies wäre auch eine enorme Arbeitserleichterung, denn eine manuelle Pflege der Kompatibilität scheitert oftmals schon allein an der Zahl der möglichen Kombinationen. In der Praxis lässt sich bei tausenden Artikeln kaum für jedes neue Produkt manuell hinterlegen, zu welchen der bereits existierenden Produkten es kompatibel ist.

3. Vereinfachte Datenpflege

Das dritte Szenario, welches aus unserer Sicht den Einsatz eines PIM-Systems rechtfertigt, ist die vereinfachte Datenpflege. Werden tausende Produkte oder Services im Onlineshop angeboten, müssen oftmals die gleichen oder sehr ähnliche Beschreibungen oder Eigenschaften gepflegt werden. So unterscheiden sich verschiedene Fahrräder beispielsweise nur durch Rahmengröße oder Farbe. In einem klassischen Onlineshop könnten diese Fahrräder oftmals als Produkte mit unterschiedlichen Varianten gepflegt werden, es können aber in der Regel keine Produkteigenschaften zentral an der Produktkategorie gepflegt werden.

In einem PIM-System ist es möglich, dass Informationen an Kategorien und Unterkategorien gepflegt werden. Alle Produkte der entsprechenden Kategorie „erben“ dann diese Informationen. Im oben genannten Beispiel lassen sich so zentral an der Kategorie „Mountainbikes“ Informationen pflegen, die dann für alle Mountainbikes, nicht aber für die Rennräder gelten.
Zentralisieren lassen sich in einem PIM-System auch Beschreibungen und Medien zu Marken oder Herstellern, so dass beispielsweise Texte über Marken und zugehörige Bilder nicht an jedem einzelnen Produkt gepflegt werden müssen. Über die Zuordnung eines Produktes zu einem Markenhersteller werden alle Informationen über eine Verlinkung vom System „gezogen“. Dadurch sind diese Informationen stets konsistent und aktuell. Neben diesen Verlinkungen und Vererbungen sind zusätzlich Massenbearbeitungen an tausenden Produkten sehr schnell möglich, so dass PIM-Systeme insgesamt eine sehr deutliche Verbesserung und Vereinfachung bei der Datenpflege und Datenqualität ermöglichen.

Fazit:
Ein PIM System bietet entscheidende Vorteile

• wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Ihre Produktinformationen konsistent in mehreren Vertriebskanälen auszuspielen
• wenn Sie Ihren Kunden mehr als nur Standardinformationen im Onlineshop bieten wollen
• wenn Sie Ihre Pflegeprozesse der Produktinformationen vereinfachen wollen