Erstellen und Veröffentlichen von eigenen Apps wird dank der sogenannten PowerApps von Microsoft erfreulich einfach. Die Applikationen können ganz ohne Programmierkenntnisse und mit geringen Vorkenntnissen selbst gestaltet werden! Damit trifft Microsoft genau den Nerv der Zeit, denn gerade Covid-19 ist in vielen Firmen aktuell der Innovationstreiber Nummer 1 und öffnet neuen Möglichkeiten des Arbeitens die Türen. Aufgrund der Krise haben sich viele Prozesse in Unternehmen grundlegend verändert und digitale App-Unterstützung am Arbeitsplatz ist essenziell geworden.
„Mit PowerApps [stehen] viele Möglichkeiten zur Verfügung, wie die einfachen Anpassungen von Standard-SharePoint-Formularen und die Realisierung neuer eigenständiger Apps mit mehreren Oberflächen.“
Marc André Zhou, freiberufler .NET-Technologieberater, auf: entwickler.de
Was sind Microsoft PowerApps und was können sie?
Die sogenannten PowerApps sind eine Anwendung der Power-Plattform von Microsoft Office 365, die insgesamt aus vier Einzelbereichen bzw. vier einzelnen Anwendungen für die digitale Unterstützung und Automatisierung von Arbeitsprozessen besteht:
- Power BI (vor allem für Dashboards)
- PowerApps (für digitale Anwendungen)
- Power Automate (für digitale Prozesse)
- Power Virtual Agents (für die Einbindung von Bots)
Neben den vier Anwendungen bietet Microsoft auch noch Schnittstellen (Data Connector), AI Builder und Common Data Service, um mit effektiven Lösungen verschiedene Herausforderungen beispielsweise der Zusammenarbeit, Kommunikation, Organisation und Analyse in Unternehmen zu meistern. Speziell die PowerApps ermöglichen die Umsetzung eigener App-Ideen schnell und ohne Programmierkenntnisse. Die entwickelten Apps können zur Prozessoptimierung und zur Steigerung der Produktivität eingesetzt werden.
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Apps for Business: Für welche Unternehmen eigenen sie sich?
Im Grunde eignen sich die Microsoft Business-Apps für jedes Unternehmen, da sie verschiedenste Prozesse sinnvoll digitalisieren helfen können. Sowohl vorgefertigte Apps als auch eigene inhouse-Lösungen erleichtern die Arbeit der Mitarbeiter und steigern die Produktivität. Insbesondere dynamische Unternehmen sollten sich näher mit Business-Apps auseinandersetzen, wenn sie ihre Abläufe beispielsweise für die Zusammenarbeit, Dokumentation, Kommunikation oder Analyse optimieren wollen.
Ob Business-Apps auch für Ihr Unternehmen sinnvoll sind? Das hängt von der jeweiligen Erwartung ab:
- Welcher Prozess soll vereinfacht oder beschleunigt werden?
- Wo braucht es mehr Transparenz?
- Wie sollen Mitarbeiter besser interagieren?
- Welche Details sollen dokumentiert werden?
Sind die Erwartungen an eine Business App klar formuliert, kann sie in der Regel mit geringem Arbeitsaufwand erstellt und direkt im Unternehmen eingesetzt werden.
Microsoft-Apps erstellen: Was sind die größten Vorteile?
Besonders Unternehmen, die dauerhaft auf mobiles Arbeiten setzen wollen, profitieren von der Möglichkeit, eigene kleine Apps entwickeln zu können. Die Business-Apps regen zur Interaktion an und ermöglichen eine einfachere Koordination von Ressourcen.
Sie bieten diese Vorteile:
- Einsatz auf verschiedenen Endgeräten möglich
- Einfache Gestaltung auch ohne Entwickler-Know-how
- Unkomplizierte Installation ohne Programmierkenntnisse
- Geringer Zeitaufwand
- Direkte Verfügbarkeit
- Auswertbarkeit
- Transparenzsteigerung
- Optimierung von Betriebsabläufen
- Steigerung der Produktivität
- Kostenreduktion
Apps for small Business-Herausforderungen
- Datenschutz: Wie gläsern wird der Mitarbeiter in Zukunft sein? Wer kann die Daten einsehen und was passiert mit den Daten?
- Arbeitsschutz: Müssen Mitarbeiter in Zukunft ständig erreichbar sein? Wird von ihnen erwartet, dass sie sofort reagieren, wenn Tätigkeiten erledigt werden müssen?
- Langsame Digitalisierung: Wie weit fortgeschritten ist die Digitalisierung in der Arbeitswelt tatsächlich? Erfahrungsgemäß braucht es mehrere Jahre, um einen Wandel herbeizuführen. Eine Herausforderung für die Einführung von Business-Apps wird vor allem der Faktor Zeit sein.
Der beste Weg, um diese Herausforderungen zu meistern, ist eine transparente Zusammenarbeit: Holen Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an mit ins Boot, wenn Sie eine App entwickeln möchten. Haben Sie ein offenes Ohr und nehmen Sie auch Bedenken ernst.
Wie führe ich Small Business-Apps im Unternehmen ein?
In Unternehmen kann eine Business App in 4 Schritten eingeführt werden:
- Prozessaufnahme: Der Prozess, den die App unterstützen soll, wird analysiert. Die Anforderungen werden aufgenommen. In diesem ersten Schritt entstehen ein Lastenheft sowie eine Grobplanung mit Aufwandseinschätzung.
- Konzeption: Im zweiten Schritt folgt das Solution Design und eine Planung der Umsetzung. Dabei rücken kritische Features besonders in den Fokus. In der Konzeptionsphase wird ein Pflichtenheft und eine Roadmap erarbeitet sowie ein Kostenplan aufgestellt.
- Umsetzungsphase: Jetzt schließt sich die Konfiguration des Interface an. Prozesse und Dashboards werden in der Entwicklungsumgebung umgesetzt und getestet. Gegebenenfalls lässt man kritische Features zunächst weg. Als Ergebnis dieses Schritts entsteht eine fertige Lösung inklusive Dokumentation.
- Rollout & Einführungsbegleitung: Nun wird die App aus der Testumgebung in die Produktivumgebung überführt. Für Mitarbeiter ist in der Regel eine begleitete Einführung sinnvoll. Bei komplexen Apps kann eine Schulung notwendig sein.
Tipp: Ziel sollte immer sein, dass die Mitarbeiter mit der neuen App auch tatsächlich arbeiten. Aus diesem Grund muss der Bedarf der Mitarbeiter von Beginn an bei der Gestaltung der App berücksichtigt werden, um eine hohe Nutzerakzeptanz zu gewährleisten.
Wie starte ich mit der Microsoft PowerApps-Erstellung?
In unserem Online-Seminar zum Thema Microsoft Business-Apps gibt Carsten Schulze aus dem Fachvertrieb Office 365 der Telekom MMS einen Einblick in ein konkretes Beispiel. Darin können Sie sehen, wie mit wenigen Klicks eine eigene Business App erstellt werden kann.
Praktische Beispiele: Welche Möglichkeiten bietet die MicrosoftPower Plattform?
Sie können Ihre entwickelte Microsoft PowerApp in einzelnen Teams zu schalten. Das ist möglich, da jede PowerApp auch eine Microsoft Teams-App ist.
Wer mit Sharepoint, der Webportalsoftware der Firma Microsoft für die Verwaltung von Daten, Workflows und Content Management, in der Vergangenheit eher schlechte Erfahrungen gemacht hat, sollte sein App-Projekt noch einmal mit den Microsoft PowerApps umsetzen, denn das einfache Interface überzeugt mit seinen vielen Möglichkeiten. Funktionen, die bislang nur Entwicklern zur Verfügung standen, können nun von allen Benutzern verwendet werden.
Wie kann eine Microsoft PowerApp aussehen?
Nehmen wir als Beispiel eine Bewirtungs-App für Unternehmen. Die Herausforderung der Bewirtung bei Geschäftsterminen ist in der Regel, dass die Termine im Outlook-Kalender eingetragen sind. Doch an dieser Stelle lässt sich die Bewirtung nur umständlich hinterlegen. Als Lösung soll nun eine App entwickelt werden, in der Mitarbeiter die Verpflegung mit Wasser, Kaffee und Keksen hinterlegen können sowie die Raumbuchung und zusätzliches Catering.
Werfen wir einen Blick in die App:
Das Design der App kann so schlicht wie in unserem Beispiel aussehen oder noch individuell angepasst werden. Relevant ist der Umgang mit den Daten, die hier hinterlegt werden können. Sie sehen, dass die Anzahl von Wasserflaschen, Tassen Kaffee und Kekspackungen hier direkt eingetragen werden können. Darüber hinaus kann auch eine Reservierung im Restaurant oder eine Raumbuchungen über die PowerApp abgewickelt werden.
Der Vorteil einer solchen App für das Unternehmen liegt auf der Hand: Nicht nur die Bewirtung wird übersichtlich dargestellt, auch verschieben sich bei einer Verlegung des Termins ebenfalls alle Bewirtungs-Informationen inklusive der Catering-Bestellung und der Raumbuchung.
Auch eine detaillierte Auswertung der App-Daten ist möglich. Mit der Anwendung Power BI können Sie sich ein Dashboard erstellen lassen, das eine Zusammenfassung der gesamten Bestellungen liefert. So haben Sie die gesamte Bewirtung im Blick.
Nach der App-Entwicklung: Wer kann die Microsoft Business Apps nutzen?
Sie geben Ihrem Team Zugriff auf eine App, in dem Sie einzelne Anwender oder das gesamte Team für die App autorisieren. Die Rechte können entweder als Lesezugriff oder als umfängliche Berechtigung eingeräumt werden.
Die Apps können auf folgenden Systemen verwendet werden:
- iOS
- Android
- Windows
Eigene Business Apps erstellen – ein großer Schritt für die Digitalisierung!
In einer nicht repräsentativen Umfrage in unserem Online-Seminar zu Business Apps gaben 60 % der Befragten an, dass der vorrangige Treiber für die Digitalisierung in ihrem Unternehmen die Geschäftsführung sei und dass sich Office 365 bereits in der Firma etabliert habe. Das sind ideale Voraussetzung für PowerApps!
Haben Sie schon in Ihrem Office 365 Paket gestöbert? Viele Unternehmen verfügen über die Business Apps, ohne sich dessen bewusst zu sein. Wenn die Anwendung bereits in Ihrem Paket enthalten ist, können Sie eigene Business Apps ohne Zusatzkosten gestalten und die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter voranbringen.
Erstellen Sie eigene, serviceorientierten Apps für Ihre Mitarbeiter!
Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Business Apps
Hier geht’s zum passenden Angebot:
> Business Apps & Workflows
Unsere Erfahrungen in der digitalen Welt sind vielseitig und ständig im Wandel – genau das liebe ich! Unternehmen versuchen mit den Technologie-Entwicklungen Schritt zu halten und sind immer wieder herausgefordert ihre Kunden sowie Mitarbeitende zu binden. Als Marketing Specialist möchte ich hier im Blog zeigen, wie Digital Experience ganzheitlich umgesetzt werden kann.
