Was kommt zuerst – PIM oder Webshop?

Wenn wir für Kunden ein PIM-System (Produktinformationsmanagement) und einen Onlineshop implementieren sollen, kommt oft die Frage auf, mit welcher der beiden Lösungen man zuerst anfangen soll. Dabei schwingt immer die Frage mit, wie die in der Regel ohnehin knappen IT-Ressourcen verteilt werden sollen und natürlich auch, wann der neue Onlineshop live gehen kann. 

Dabei hat sich über die Jahre ein aus unserer Sicht ideales Vorgehen herauskristallisiert, welches in diesem Artikel vorgestellt werden soll. Das Vorgehen muss immer zu den Rahmenbedingungen passen und diese waren nicht zuletzt durch Corona oftmals sehr limitierend. Dieser Aspekt soll auch am Ende des Artikels noch einmal separat betrachtet werden. 

Problemstellung

Ein Stück weit handelt es sich bei der Einführung von PIM-Systemen und Onlineshop-Lösungen um ein Henne-Ei-Problem: führt man zunächst das PIM-System ein, so kann man dieses ohne Onlineshop lediglich für alternative Ausspielkanäle nutzen, wie etwa Print oder Marktplätze. Erfahrungsgemäß liegt jedoch die Priorität bei einer PIM-Einführung gerade auf der Anbindung an einen Onlineshop. Dieser wäre jedoch zu diesem Zeitpunkt noch nicht verfügbar und was noch problematischer ist: dessen Anforderungen wären noch nicht einmal bekannt. Führt man zunächst das PIM-System ein, könnten also die Daten noch nicht in einem Onlineshop ausgespielt werden. 

Führt man dagegen zunächst den Onlineshop ein, steht man vor der Herausforderung, dass es im Shop nicht alle notwendigen Daten gibt. Ein Onlineshop ohne PIM kann in der Regel nicht viel mehr Informationen ausspielen als Produkttitel, Beschreibung und Produktbilder. Warum dies heutzutage viel zu wenig ist und warum generell ein Onlineshop durch ein PIM-System ergänzt werden sollte, wurde bereits an anderer Stelle ausführlich dargestellt. Vereinfacht gesagt ist es so, dass ein Onlineshop ohne eine PIM-Lösung nur beschränkte Möglichkeiten für die Kunden bietet. Mit einem PIM-System lassen sich unter anderem Waren nach Einsatzszenarien filtern und Produkte suchen, die bestimmte Inhaltsstoffe enthalten oder eben nicht (beispielsweise für vegetarische Ernährung). Führt man nun also einen Onlineshop ein, wissend, dass dieser zeitnah um ein PIM-System ergänzt wird, läuft man Gefahr, dass nach kurzer Zeit einige Teile des Shops erneut angepasst werden müssen. 

Aus unserer Sicht besteht das ideale Vorgehen aus 3 Phasen: Beratungsphase, Einführung eines PIM-MVPs und Einführung eines Onlineshops. Ein MVP (Minimum Viable Product) ist vereinfacht gesagt, eine noch sehr reduzierte Version der zukünftigen Lösung mit zunächst sehr begrenztem Umfang, die iterativ erweitert wird. 

Beratungsphase 

In der ersten Phase, der Beratungsphase, geht es darum, zu definieren, wie der Onlineshop und das PIM-System ganzheitlich angegangen werden sollen. Wichtig sind hierbei unter anderem der Abgleich mit der Unternehmensstrategie, die Identifikation von Zielgruppen, die Frage nach der gezielten Ansprache der Kunden und welchen Teil der Customer Journey die beiden Lösungen abdecken sollen. 

Das konkrete Ziel dieser Phase ist es, den Onlineshop als wesentlichen Einflussfaktor auf die Customer Experience und das PIM-System als wichtigen Enabler zu sehen und dementsprechend Anforderungen an die beiden Lösungen abzuleiten. Wenn beispielsweise Filterfunktionen im Onlineshop implementiert werden sollen, die nicht über die direkten Produktinformationen abgebildet werden können, gilt es diese Anforderungen früh zu berücksichtigen: 

• filtern der Produkte nach Einsatzzwecken, wie etwa Indoor oder Outdoor 

• filtern von Lebensmitteln nach Präferenz (Unverträglichkeiten / Allergien / vegan / vegetarisch) 

• auflisten von kompatiblen Produkten (Auswertung Stecker-Buchse-Beziehung).

An dieser Stelle empfiehlt es sich mit Mock-Ups zu arbeiten, um frühzeitig abzustimmen, wie bestimmte Funktionen im Onlineshop dargestellt werden sollen. Oftmals ergeben sich daraus zusätzliche Anforderungen an das PIM-System. 

Während der Beratungsphase wird definiert, welche Funktionen aufgenommen werden sollen und welche zu einem späteren Zeitpunkt in einem der Folgereleases implementiert werden. Am Ende der Beratungsphase ist die Zielstellung definiert. Danach kann mit der Implementierung in einem agilen Projekt gestartet werden.

MVP PIM 

In der anschließenden Phase wird, basierend auf den erarbeiteten Anforderungen, der MVP des PIM-Systems eingeführt. Das PIM-System ist die technologische Basis – nicht nur für den Onlineshop, sondern auch für viele weitere Touchpoints der Customer Experience, wie zum Beispiel Kundenportale oder Apps. Das PIM-System wird daher konzeptionell so geplant, dass es später die Anforderungen des Onlineshops und der anderen Ausspielkanäle erfüllen kann. Deswegen ist es aus unserer Sicht immens wichtig, sich vor der Einführung eines PIM-Systems Gedanken über die Zielstellungen zu machen und entsprechende Fragestellungen zu beantworten. Im PIM-System werden dann alle relevanten Informationen unabhängig von ihrer Verwendung bereitgestellt. 

Einführung Onlineshop 

In der dritten Phase kann der Onlineshop eingeführt werden. Je nach Anforderung kann der Onlineshop, ähnlich eines MVPs, zunächst noch rudimentär ausgestattet sein. Wie auch das PIM-System kann der Shop später weiterentwickelt und ausgebaut werden. Idealerweise lässt sich der Start dieser Phase auch vorziehen, sodass sich die Einführung der PIM-Lösung und die Einführung des Onlineshops überlappen, wenn die IT-Ressourcen dies zulassen.  

Nicht unerwähnt bleiben sollte, dass sich vor allem in dieser Phase oft noch Änderungsbedarfe ergeben. Kleinere Änderungen können in der Regel direkt bei der Implementierung berücksichtigt werden. Wenn jedoch größere Anpassungen notwendig sind, ist es aus unserer Sicht empfehlenswert, diese in einem der ersten Folgereleases umzusetzen. 

Abweichendes Vorgehen 

Aufgrund veränderter Rahmenbedingungen lässt es sich manchmal nicht vermeiden, von dieser Vorgehensweise abzuweichen. So war es insbesondere in den Anfängen der Corona-Pandemie für einige unserer Kunden notwendig, in möglichst kurzer Zeit einen verfügbaren Onlineshop zu haben. Realisiert wurde dies aufgrund der Zeitbeschränkung zunächst ohne ein PIM-System, welches dann nachgelagert implementiert wurde. Ein solches Vorgehen führt in der Regel jedoch zu einem gewissen Mehraufwand, weil bestimmte Themen erst nach dem Go Live des Onlineshops konzeptionell angegangen werden können. Bereits im Onlineshop implementierte Funktionen müssen dann möglicherweise zurückgebaut werden. 

Fazit 

Mit der oben dargestellten Vorgehensweise ist es sehr gut möglich, in relativ kurzer Zeit ein PIM-System und einen Onlineshop zu implementieren, die von Anfang an nicht nur aufeinander abgestimmt sind, sondern auch die Customer Experience verbessern und in die Unternehmensstrategie eingebettet sind. Beide Lösungen können nach dem Go Live parallel weiterentwickelt und ergänzt werden.
Ohnehin ist es oftmals notwendig, Änderungen in beiden Systemen gleichzeitig vorzunehmen. Wenn beispielsweise zusätzliche Informationen im Onlineshop dargestellt werden sollen, müssen die entsprechenden Produktdetailseiten aber eben auch Eingabemasken im PIM-System angepasst werden. 

Wenn Sie Fragen zu Ihrer konkreten Situation haben oder mit uns in den Austausch bezüglich der Einführung einer PIM-Lösung gehen wollen, helfen wir Ihnen gerne weiter.