„Effiziente & transparente Prozessketten sind gerade in der aktuellen Situation wichtiger denn je. Es kommt darauf an, Konsequenzen für den Gesamtprozess und für Kunden abschätzen zu können – und in gezieltes Handeln zu überführen.“
Was ist Digital Efficiency und warum ist das Thema relevant?
Viele Unternehmen möchten die Prozesse ihrer Geschäftsabläufe vereinfachen, um Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu bieten. Aber auch neue Marktteilnehmer, die mit ihren Geschäftsmodellen etablierte Unternehmen attackieren, sowie neue Pain Points, wie sie aktuell in der Corona-Krise zu Tage treten, gehören zu den Herausforderungen, denen sich Unternehmen derzeit stellen müssen.
Die Lösung heißt für immer mehr Unternehmen: Digitalisierung – und vor allem Digitale Effizienz. Diese ermöglicht nicht nur eine Kostenoptimierung, sondern auch eine Verbesserung der Robustheit und Resilienz. Doch was steckt dahinter? Digitale Effizienz kombiniert digitale Technologien wie AI, 5G, Cloud oder andere mit einer Methodik, die das Thema Effizienz im jeweiligen Unternehmen analysiert und evaluiert.
Effiziente Prozesse dank digitaler Technologie – Einblicke in die Praxis
Der Digital Efficiency Index bietet Rückschlüsse über den Reifegrad der Digitalisierung verschiedener Branchen. Dabei wurden folgende Bereiche mit einbezogen: Kunde, Strategie, Technologie, Operations, Organisation & Kultur. Viele Branchen stehen auf der fünfstufigen Skala mittlerweile auf Stufe 2 „Emerging“ und tasten sich allmählich an „Performing“ heran. Das zeigt, dass quer durch alle Branchen nach wie vor ein Ausbaupotenzial in Sachen Digital Efficiency besteht.
Die folgenden Use Cases bieten Einblick in die Praxis und zeigen, wie durch digitale Technologien und die zur jeweiligen Anforderung passenden Methoden, effizientere Prozesse in Unternehmen ermöglicht wurden.
Use Case 1: Prozessautomatisierung im Berichtswesen – mit RPA zu automatisierten Prozessen
In einem Unternehmen aus der Logistik-Branche wurde das Reporting als ein wichtiger, aber dennoch aufwändiger und, insbesondere wenn er manuell oder teil-manuell vorgenommen wird, fehleranfälliger Prozess erkannt. Durch RPA (Robotic Process Automation) konnten Bots in die Tätigkeiten des Prozesses eingebaut und Reportings automatisiert werden.
Die digitale Unterstützung erlaubt dem menschlichen Kollegen, schneller und einfacher den Prozess zu erfassen, Schnittstellen, die nicht optimal funktionieren, zu erkennen, sowie Verzögerungen zu identifizieren. Somit ermöglicht die Bot-Unterstützung mehr Zeit für wesentliche Aufgaben, beispielsweise für die geeigneten Prozessoptimierungen. Im Ergebnis konnten Durchlaufzeiten viermal schneller gestaltet werden, was das enorme Potenzial der Digital Efficiency verdeutlicht.
Use Case 2: Digital Adoption Plattform im Einsatz
Bei der Digitalen Effizienz geht es nicht nur, wie im gerade erwähnten Use Case, darum, mit Automatisierung und Bots vorhandene Prozesse zu optimieren. Stattdessen können effiziente Prozesse auch für Anwender einfacher gestaltet werden. Dabei helfen Digital Adoption Tools, die über bestehende Systeme gelegt werden. So wird der Anwender bei Prozesseinführungen oder Prozessveränderungen unterstützt, beispielsweise bei einem Software-Release oder -Update des bestehenden SAP-Systems durch eine schrittweise Einführung und Anleitung der neuen Funktionalitäten auf der Benutzeroberfläche. Dadurch können auch aufwändige Trainings und Schulungen in größerem Umfang vermieden und Hürden im Prozess besser sichtbar werden.
Digital Adoption Platforms: Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, neue Tools richtig zu bedienen und sparen Sie gleichzeitig Schulungskosten.
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Use Case 3: Performance Dashboard mit Visual Analytics
Dass Daten die neue Währung sind, zeigt der folgende Use Case aus der Transport-Branche. In diesem Fall wurden unterschiedlichste Daten erhoben, beispielsweise zu den eingesetzten Loks, Wagen, aber auch Umwelt-, Wetter- oder Streckendaten. Neben dem reinen Beschaffen der Daten ist die richtige Auswertung und Analyse entscheidend, um das Potenzial der Informationen ausschöpfen zu können. In unserem Use Case ging es beispielsweise darum, Trends für die benötigte Wartung der Fahrzeuge ableiten zu können, um Ausfallzeiten zu minimieren.
Anhand individueller Dashboards wurde die immense Datenlage übersichtlich visualisiert, sodass sich personalisiert die relevanten Werte für unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen anpassen und ausspielen ließen und auch mobil erreichbar waren. Auf den Zahlen basierend konnten dann gezielt Entscheidungen, beispielsweise für geeignete Wartungszeiträume, getroffen werden.
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Transparenz, Optimierung & Risikosenkung: Process Mining gewinnt an Bedeutung
Viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung einer sehr heterogenen Prozesslandschaft mit ERP-Systemen, CRM-Systemen und vielem mehr. Die Probleme dahinter sind die Komplexität des Zusammenspiels sowie Intransparenz. So können sich beispielsweise durch Medienbrüche und unterschiedliche Systeme unerwünschte Prozessschritte einspielen (z.B. manuelle Änderungen, Mengen- und Preisanpassungen), was den gesamten Prozess unnötig verlängert. Der Wunsch vieler Unternehmen ist daher eine komplette Transparenz über alle Systeme hinweg – und genau das bietet Process Mining.
Definition: Was ist Process Mining?
Process Mining bildet eine Brücke zwischen dem traditionellen Business Process Management (also dem subjektiven Bild über den Ist-Zustand der Unternehmensprozesse) und dem Data Mining (der Analyse von Datensätzen, um Muster zu identifizieren und daraus Trends abzuleiten). Durch Process Mining entsteht so eine volle Transparenz über alle Varianten des Prozesses – und das anhand eines objektiven statt subjektiven Bildes, das auf tatsächlichen Daten basiert.
Wie funktioniert Process Mining?
Process Mining nutzt Event Log Daten beispielsweise aus ERP- oder CRM-Systemen, um auf deren Basis die zugrundeliegenden Prozessketten datenbasiert abzubilden. Jeder durchgeführte Prozessschritt wird in den Systemen mit einem Zeitstempel, einer ID und einer Aktivitätenbeschreibung abgespeichert. Mithilfe dieser Daten gibt die Process Mining Software ein vollkommen transparentes Prozessbild und adaptierbare Analysemöglichkeiten aus. Analysen können auf jeden Bedarf passgenau zugeschnitten werden.
So kann durch Process Mining genau festgestellt werden, wie hoch die Durchlaufzeiten zwischen einzelnen Prozessschritten sind, welche Ressourcen und Systeme involviert sind, oder wo es Prozessabweichungen gibt.
Erfahren Sie mehr über die Nutzung von Process Mining zur Erzielung digitaler Effizienz:
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Bildlich gesprochen ist Process Mining also wie eine Röntgenmaschine. Sie durchleuchtet die Prozesse, erkennt (Medien-)Brüche, manuelle Tätigkeiten und andere Punkte, die für „Schmerzen“ im Prozess sorgen und macht es letztlich möglich, eine (Be-)Handlungsanweisung zu formulieren. Dies können Optimierungen, Automatisierungen oder andere Lösungen sein.
Welche Vorteile bietet die Technik des Process Mining?
- Automatisierungspotenziale erkennen (wo gibt es manuelle Schritte, an denen beispielsweise ein Bot eingesetzt werden könnte)
- Bottleneck-Analysen durchführen
- 100 % datenbasierte Transparenz
- Visualisierung der Prozesse
- KI-basierte Ursachenanalyse und Verbesserungsvorschläge
- Abgeschwächte Risiken
- Optimierter Ressourceneinsatz
Fazit: Mit digitalen Lösungen zu effizienten Prozessen
Process Mining und andere digitale Technologien bieten für viele Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen ein enormes Effizienz-Potenzial. Zum einen stehen Unternehmen in vielen Bereichen erst am Anfang einer strategischen Digitalisierung. Zum anderen bieten insbesondere Methoden wie das Process Mining, mit einer kompletten Transparenz über alle Prozessschritte hinweg, die Möglichkeit, Schwachstellen und Optimierungen aufzuzeigen. Das gilt es zu nutzen – auch um in Krisenzeiten beruhigt agieren zu können.
Unsere Erfahrungen in der digitalen Welt sind vielseitig und ständig im Wandel – genau das liebe ich! Unternehmen versuchen mit den Technologie-Entwicklungen Schritt zu halten und sind immer wieder herausgefordert ihre Kunden sowie Mitarbeitende zu binden. Als Marketing Specialist möchte ich hier im Blog zeigen, wie Digital Experience ganzheitlich umgesetzt werden kann.
